Warum nicht ein Schriftstück gleich per E-Mail versenden? Man spart Zeit und Papier, und u.U. bekommt man sofort die erwartete Antwort.
Im Druckmenü (F8 für ´Drucken (Auftrag)´ oder F9 für ´Drucken (allgemein)´) wählen Sie einfach das gewünschte Dokument aus. Ein Klick auf die Schaltfläche ´E-Mailen´ erstellt eine E-Mail mit dem gewählten Dokument als pdf-Datei im Anhang.
Ist im Druckformat kein E-Mail-Empfänger per Einstellung oder Druckobjekt (19500000 - Funktionalität: E-Mailadresse ist) hinterlegt, erfragt PowerOrdo die Empfängeradresse. Sie können den Empfänger direkt eintippen, aus den Adressen im Auftrag oder aus Ihren Adressstammdaten auswählen:
Anschließend bearbeiten Sie die E-Mail wie mit einem E-Mailprogramm:
Die ´von´-Angaben übernimmt PowerOrdo aus den Stammdaten des angemeldeten Mitarbeiters (ggf. entsprechend der im Auftrag hinterlegten KST/GST). Sind beim Mitarbeiter mehrere E-Mailadressen hinterlegt, können Sie hier auch eine andere Absenderadresse auswählen. Näheres dazu finden Sie im Artikel "E-Mail-Kontodaten bei den Mitarbeitern hinterlegen".
Ergänzen Sie die folgenden Felder nach Bedarf. Die Felder ´an:´ und ´Betreff:´ sind Pflichtfelder. Sind sie leer, ist kein E-Mail-Versand möglich.
Tipp:
Verwenden Sie in den Feldern ´an:´, ´Cc:´ und ´BCc:´ die Tastenkombination Strg+F3, um eine E-Mail-Adresse aus den Adressstammdaten, ggf. auch von einem Ansprechpartner einer Adresse zu holen. Über die Schaltflächen ´E-Mail Adresse(n) aus Auftrag´ wählen Sie die E-Mail Adressen vom Auftraggeber, vom (Ehe)Partner, von zusätzlichen Rechnungsempfängern oder von Ansprechpartnern aus dem Auftrag aus.
Nutzen Sie im Betreff die F3-Auswahlliste für von der Fomularbezeichnung abweichende Betrefftexte. Hier können Sie auch Platzhalter einsetzen:
- #STERBEFALL# für Nachname, Vorname vom Verstorbenen oder
- #STERBEFALL, RN# für Rufname, Name des Verstorbenen
- #AUFTRAG, NR# für die Auftragsnummer
Beispiel: ´Sterbefallanzeige #STERBEFALL#´ ergibt ´Sterbefallanzeige Schmidt, Rudolf´
Bei direkter Eingabe eines Platzhalters im Betreff wird der Platzhalter unmittelbar nach Eingabe der abschließenden Raute # ersetzt.
Der erste Anhang in [] stellt das gewählte Dokument als PDF-Dokument dar. Sie können die Bezeichnung innerhalb der eckigen Klammern ändern.
Weitere Dateianhänge fügen Sie über die Schaltfläche ´Auswählen´ oder ´Dok[umente] aus Auftr[ag]´ hinzu. Bilddateien aus dem Register ´Dokumente´, z.B. die gescannte Sterbeurkunde, oder archivierte Druckausgaben werden automatisch als pdf-Dateien verschickt. Die Größe der Anhänge ist auf 10 MB pro E-Mail begrenzt. Bei Bedarf können Sie zu große Dateien per Doppelklick wieder entfernen.
Im E-Mail-Text können Sie vorbereitete Texte aus Textbausteinen einfügen. Auch die E-Mail-Signatur ist in einem Textbaustein hinterlegt. Sie wird automatisch angefügt, wenn diese Option in den SMTP-Daten des Mitarbeiters aktiviert ist.
Hinweis Wenn Sie nach der Textbearbeitung den Absender (´von´) ändern, muss die Signatur ggf. manuell angepasst werden. Löschen Sie nach Bedarf die alte Signatur im Text und nutzen Sie die Schaltfläche ´Anfügen´, um die zur neuen Absenderadresse passende Signatur anzufügen.
Weitere Sendeoptionen bieten Ihnen die Möglichkeit, automatisch eine Blindkopie (BCC) an den Absender zu schicken (zur Archivierung der E-Mail in Ihrem Postfach) sowie eine Empfangsbestätigung anzufordern.
Nun kann die E-Mail versandt werden. Das Sendedatum wird im Druckmenü als ´zuletzt gedruckt´ vermerkt. In der Druckhistorie sehen Sie in der Spalte ´Zusatz´ den/die Empfänger der E-Mail. (Ein Doppelklick in das Feld der E-Mail-Empfänger zeigt alle Empfänger an.)
Tipp: Wenn der E-Mailversand fehlgeschlagen ist und Sie den individuellen Textinhalt nicht verlieren wollen, kopieren Sie den Text über die Funktionen der rechten Maustaste. Darüber können Sie den Test in Word zwischenspeichern oder beim wiederholten Mailversand wieder einfügen.
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