Natürlich benötigt man für den Versand einer E-Mail eine E-Mail-Adresse als Absender. Wo Sie diese und die Kontodaten der Absenderadresse hinterlegen und wie Sie eine Signatur erstellen erfahren Sie hier.
Absender-Adresse und E-Mail-Optionen erfassen
Die E-Mail-Adresse und deren Kontodaten erfassen Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter. Rufen Sie die Mitarbeiterstammdaten über das Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Mitarbeiter auf. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus und wechseln Sie auf die Registerkarte ´Mitarbeiter´. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ´SMTP (2)´:
Im Bereich SMTP-Details tragen Sie die Daten Ihres E-Mail-Kontos ein, auch das Kennwort, sonst kann keine E-Mail versandt werden. Informieren Sie sich bei Ihrem Provider über den ggf. abweichenden Port für den verschlüsselten E-Mail-Versand. Bei der Verschlüsselungsart TLS wird häufig der Port 587 verwendet.
Der Absendername wird beim Empfänger als ´von´-Name angezeigt.
Für die Signatur sind alle Textbausteine wählbar, deren Bezeichnung mit ´E-Mail Signatur´ beginnen. Wie soll der Mitarbeitername in der Signatur dargestellt werden? Bleibt das Feld ´Name´ leer, wird der Kurzname des Mitarbeiters übernommen. Bestimmen Sie, ob die Signatur beim Erstellen einer E-Mail automatisch in dem E-Mail-Text eingefügt werden soll.
Weitere Details zur Hinterlegung von E-Mailadressen - ggf. auch KST/GST-spezifisch - finden Sie in den unten aufgeführten Artikeln.
Textbaustein für Signatur erstellen
Textbausteine erstellen Sie im Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Textbausteine (Schablonen) über die Schaltflächen ´Neu / …´.
Geben Sie in der neuen Zeile den Namen der Textbaustein-Schablone ein. Für die Signatur muss der Name mit ´E-Mail Signatur´ beginnen. Im großen Bereich darunter hinterlegen Sie den Text der Signatur.
Tipp: Nutzen Sie Platzhalter zum Einfügen des Mitarbeiternamens für die Signatur der E-Mail (siehe oben) und Ihrer Firmendaten – so sind Sie sicher, dass sich keine Tippfehler einschleichen. Bei einer Umfirmierung oder Adressänderung brauchen die Daten nur in den Konstanten von PowerOrdo geändert werden – die Platzhalter holen sich von dort die richtigen Daten.
Verwenden Sie die Schaltfläche ´Platzhalter einfügen´. In der Liste der Platzhalter suchen Sie mit Strg+F nach ´firma´.
Beispiel für eine Signatur:
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