Für den Versand von E-Mails können Sie eine oder mehrere E-Mailadressen – auf Wunsch mit KSt/GSt-Zuordnung – in den Mitarbeiter-Stammdaten hinterlegen ... und später natürlich auch verwenden.
Melden Sie sich als Administrator (oder als Benutzer mit dem Recht 429 ´SMTP-Daten´ bearbeiten) in PowerOrdo an.
Der Aufruf der Mitarbeiterstammdaten erfolgt über das Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Mitarbeiter oder über Strg+Q, Eingabe ´mit´. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus und wechseln Sie auf die Registerkarte ´Mitarbeiter´.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ´SMTP (2)´ oder geben Sie eine individuelle E-Mail-Adresse ein und klicken dann auf die Schaltfläche ´SMTP (2)´:
Die erste E-Mailadresse, die Sie anlegen, wird automatisch als Standard-Mailadresse festgelegt. Der Standard ist durch Setzen des Häkchens änderbar, sobald Sie mehrere E-Mailadressen hinterlegt haben. (Wenn Sie mit KSt/GSt arbeiten, kann diese Adresse für alle KSt/GSt verwendet werden.)
Anschließend können Sie nach Bedarf für diesen Mitarbeiter weitere E-Mail-Adressen (für alle oder bestimmte KSt/GSt) anlegen.
Hinweis: Die als Standard (Std.) gekennzeichnete E-Mailadresse wird in Formularen eingedruckt und in Textbausteinen verwendet, wenn dort die E-Mailadresse des Mitarbeiters eingebunden ist. Für KSt/GSt-spezifische E-Mailadressen ist je KSt/GSt eine Standard-Mailadresse festzugelegen.
Füllen Sie die Felder manuell aus - oder nutzen ganz komfortabel Sie die Schaltflächen auf der rechten Seite für die Datenübernahme aus den (Haupt)Konstanten (´Appl Konstanten´) oder der vorab gewählten KSt/GSt (siehe ´ E-Mail-Kontodaten in den (KSt/GSt-)Konstanten hinterlegen´.
Im Bereich SMTP-Details tragen Sie die Daten Ihres E-Mail-Kontos ein, auch das Kennwort, sonst kann keine E-Mail versendet werden. Informieren Sie sich bei Ihrem Provider über den ggf. abweichenden Port für den verschlüsselten E-Mail-Versand. Bei der Verschlüsselungsart TLS wird in der Regel der Port 587 verwendet.
Zum Zwecke der Archivierung lassen Sich sich eine Blindkopie (BCC) an die eigene E-Mail-Adresse schicken.
Tipp: Ein Filter in Ihrem E-Mail-Programm kann E-Mails mit gleichem Absender und Empfänger automatisch in einen separaten Posteingang-Ordner verschieben. Dort finden Sie dann alle über PowerOrdo versandten Mails wieder.
Über die "Benutzeroptionen" (Bereich Allgemeines) haben Sie die Möglichkeit, das Häkchen für die Anforderung einer Lesebestätigung in Mails standardmäßig zu setzen.
Der Absendername wird beim Empfänger als ´von´-Name angezeigt.
Für die Signatur sind alle Textbausteine wählbar, deren Bezeichnung mit ´E-Mail Signatur´ beginnen. Bestimmen Sie, ob die Signatur beim Erstellen einer E-Mail automatisch in dem E-Mail-Text eingefügt werden soll.
Wie soll der Mitarbeitername in der Signatur dargestellt werden?
Prüfen Sie den Inhalt des Feldes ´Name´, wenn Sie die Daten aus den Konstanten übernommen haben. Sie können den Namen des Mitarbeiters direkt über einen Klick auf die Schaltfläche ´Kurzname´ eintragen. Bleibt das Feld ´Name´ leer, wird der gerade aktuelle Kurzname des Mitarbeiters beim Mailversand verwendet.
Information für den späteren E-Mailversand
Wenn Sie mehrere E-Mailadressen erfasst haben, wird wie folgt verfahren:
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E-Mail-Versand über Drucken (Auftrag) = F8:
Als Absender wird die als Standard gekennzeichnete E-Mailadresse entsprechend der im Auftrag hinterlegten KSt/GSt vorgeschlagen.
Alternativ können weitere E-Mailadressen_ die dieser KSt/GSt zugeordnet sind_ sowie die "alle"-E-Mailadressen verwendet werden.
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E-Mail-Versand über Drucken (Allgemein) = F9:
Als Absender wird die als Standard gekennzeichnete E-Mailadresse entsprechend der gewählten KSt/GSt vorgeschlagen.
Alternativ können weitere E-Mailadressen_ die dieser KSt/GSt zugeordnet sind_ sowie die "alle"-E-Mailadressen verwendet werden.
Über das Menü Druckformat | KSt/GSt wechseln kann eine andere KSt/GSt als Basis für Briefpapier und E-Mailabsenderadressen ausgewählt werden.
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E-Mail-Versand über Doppelklick auf eine E-Mailadresse in den Stammdaten:
Als Absender wird die "alle"-Standard-E-Mailadresse vorgeschlagen. Alle weiteren E-Mailadressen können ebenfalls benutzt werden.
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Scrivaro:
Als Absender wird die Standard-E-Mailadresse von "alle" bzw. der im Auftrag hinterlegten KSt/GSt übergeben.
- Für Programmfunktionen wie Download von Artikelbildern aus dem Internetkatalog u.ä. wird die "alle"-Standard-E-Mailadresse verwendet.
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