Links der Haufen Eingänge und die Post. Unerledigtes dahinter. Der Stapel ´Erledigt´ an der rechten Seite ist beruhigend umfangreich. Bis er eines Tages auseinanderrutscht und auf dem Teppich landet... Im Zeitalter der Computer natürlich passé! Wirklich?
Aufträge, die zunächst keiner weiteren Bearbeitung bedürfen, gehören in die Ablage. Wir sind immer wieder überrascht, wie wenig diese Funktion von PowerOrdo genutzt wird, entfernt man doch durch das Verschieben in die Ablage einen Auftrag aus aktuellen Auswahllisten und Tagesplänen. Diese Listen werden dadurch übersichtlicher und leichter bearbeitbar. Viele Rechenoperationen profitieren davon, wenn geringere Mengen an Daten zu verarbeiten sind. Ihr Rechnersystem wird sich deutlich schneller ´anfühlen´.
Keine Sorge übrigens: Aus OP-Listen (´Offene Posten´) werden in die Ablage verschobene Aufträge nicht entfernt. Wenn noch Restbeträge offen sind, für die noch Hoffnung besteht, behalten Sie also den Überblick. Außerdem stehen abgelegte Aufträge bei Bedarf für jede weitere Aktion zur Verfügung. Sie brauchen nur reaktiviert werden.
Im Menü Auftrag finden Sie die Funktion Ablegen mit den Unterpunkten ´nur diesen´ einen Auftrag oder ´mehrere´ Aufträge.
Wenn Sie ´mehrere´ auswählen bietet Ihnen PowerOrdo alle nicht abgelegten Aufträge zum Markieren mit Strg+Mausklick oder Strg+Leertaste an:
Die wichtigsten für das Ablegen relevanten Informationen wie ´Ist die Rechnung schon gedruckt?´, ´Sind die Abschlagszahlungen eingegangen?´ oder ´Ist der Kontostand ausgeglichen?´ werden angezeigt.
Tipp: Mit Doppelklick auf eine Zeile können Sie einen Auftrag öffnen, um diesen ggf. detaillierter zu prüfen.
Kann der Vorgang abgelegt werden, bestätigen Sie mit ´Ok, ablegen´. PowerOrdo setzt dann in der Datenbank ein Kennzeichen, das die markierten Aufträge aus dem Arbeitsbereich für aktuelle Aufträge entfernt.
Wollen Sie mehrere Aufträge in einem Schwung ablegen, dann nehmen Sie die Tasten Umschalten oder Strg zu Hilfe. Halten Sie eine dieser Tasten gedrückt, während Sie mit der Maus weitere Aufträge auswählen.
Wenn bei Auftragsdokumenten automatisches Löschen ´beim Ablegen´ einstellt ist bietet PowerOrdo Ihnen an, Bild- (jpg, bmp, png) und PDF-Dokumente außerhalb der Datenbank zu speichern. (Achtung: Andere Dokumente können nur als ole-Datei außerhalb von PowerOrdo gespeichert werden. Sie können ggf. nicht diekt geöffnet werden.)
Abgelegte Aufträge sind über die Suchfunktionen jederzeit aufrufbar. Eine Bearbeitung ist in der Ablage nicht möglich, aber Sie haben Einblick in sämtliche Register. Über das Menü Auftrag | Reaktivieren können abgelegte Aufträge zur Bearbeitung wieder reaktiviert werden.
Über die Benutzerverwaltung vergeben Sie die Rechte (Recht 17 und untergeordnete), wer Aufträge und/oder Vorsorgeverträge ablegen und reaktivieren darf.
Und noch etwas: Bei allen statistischen Betrachtungen des Datenbestandes werden abgelegte Aufträge berücksichtigt. ´Unter den Tisch fallen´ ist im Computerzeitalter passé.
Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit zur Markierung mehrerer Aufträge. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ´Automatisches Markieren´ um nach bestimmten Kriterien markieren zu lassen. Die Ablage der Aufträge erfolgt erst, wenn Sie anschließend auf die Schaltfläche ´Ok, ablegen´ klicken.
Lesen Sie ggf. auch den Artikel Ablegen von Aufträgen - wenn alle Auslagen geprüft sind.