Die Technik macht es möglich: Auch Urkunden, Bilder usw. können als Informationen dort eingefügt werden, wo sie hingehören: in den Auftrag.
Das digitale Büro hält auch bei Ihnen Einzug. Speichern Sie Urkunden, Bilder und ähnliche Informationen innerhalb eines Auftrages. So vermindern Sie die Papierflut und finden die gesuchten Informationen jederzeit dort wieder, wo sie hingehören: im Auftrag. Selbstverständlich können Sie die Urkunden und Bilder auch jederzeit ausdrucken.
Sie verwalten diese Dokumente auf dem Register ´Dokumente´ eines Auftrages:
Laden von Dokumenten
Klicken Sie auf ´Neu / Anfügen´ und geben Sie dem Dokument eine neue Bezeichnung. Jetzt können Sie...
- über die Schaltfläche "Scannen / DigiCam" z. B. eine Urkunde einscannen oder ein Bild von der Digitalkamera laden.
- über die Schaltfläche "Importieren" eine PDF, eine Grafikdatei vom Typ "jpg", "png" oder "bmp" oder auch Dateien beliebiger anderer Formate von Ihrem PC oder aus dem Netzwerk laden.
- aus dem Windows-Explorer oder vom Desktop eine Datei mit der linken Maustaste per Drag&Drop in PowerOrdo ablegen
PowerOrdo bedient sich der sogenannten TWAIN-Schnittstelle von Windows, um Ihnen das Scannen und Laden von Fotos von der Digitalkamera zu ermöglichen. Diese Schnittstelle ruft das mit dem Scanner oder der Digitalkamera mitgelieferte Programm auf. Das bedeutet, dass das folgende Bearbeitungsfenster auch aus diesem Programm stammt und nicht aus PowerOrdo. Wir können es deshalb hier nicht besprechen. Aber da Sie mit Scanner oder Kamera bereits gearbeitet haben, dürfte Ihnen dieses Fenster bekannt sein.
Hier noch ein paar Hinweise:
- Schränken Sie beim Scannen den Bereich auf das zu scannenden Dokument ein. So kann das Dokument später optimal wieder ausgedruckt werden.
- Oftmals reicht eine Auflösung von 150 bis max. 300 dpi aus, um ein Dokument gut lesbar zu speichern. Zu große Dokumente können Probleme beim Import oder späteren Versand per E-Mail bereiten.
- Falls Ihre Geräte keine Angaben zur Auflösung liefern, nimmt PowerOrdo pauschal eine Auflösung von 96 DPI an.
- Grafiken können im Format "jpg", "png" und "bmp" verarbeitet werden.
- Dateien anderer Formate (z.B. "doc") können nur dann über PowerOrdo angezeigt/bearbeitet werden, wenn das dazugehörige Programm mit der entsprechenden Programmversion (z.B. Word) auf dem jeweiligen Arbeitsplatz installiert ist.
- Je mehr Auftragsdokumenten Sie laden, desto größer wird die Datenbank. Bedenken Sie, dass mit der wachsenden Datenbank auch die Datensicherung und die Aktualisierung der Notebook-Version länger dauern.
- Für jedes Dokument ist einstellbar, ob es bei der Ablage des Auftrages automatisch gelöscht werden soll.
Anzeigen / Bearbeiten
Grafische Dokumente können Sie über die Schaltfläche ´Anzeigen / Bearbeiten´ nur anschauen. In der vergrößerten Darstellung können Sie das Bild drucken, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken.
Dateien anderer Formate, z.B. ´doc´, können mit der gleichen Schaltfläche zum Bearbeiten aufgerufen werden. Über PowerOrdo wird das mit dieser Dateiendung verknüpfte Programm, z.B. Word, auf Ihrem PC gestartet. Die Änderungen werden direkt in PowerOrdo gespeichert. Sie haben jedoch in dem Bearbeitungsprogramm auch die Möglichkeit, die Datei ausserhalb von PowerOrdo auf Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk zu speichern.
Löschen
Wenn Sie ein Dokument ´Löschen´ wollen, bietet PowerOrdo eine Sicherheitsnachfrage zum Bestätigen des Löschvorganges an. Bestätigen Sie die Nachfrage mit ´OK´, wird das Dokument unwiederbringlich gelöscht.
Hinweis: Alle mit der "Abmelde-Assistent - Dokumentenverwaltung" gekoppelten Dokumente können erst nach Lösen der Kopplung gelöscht werden. Die Kopplung entfernen Sie auf dem Register ´Abmelde-Assistent´, Schaltfläche ´Dokumente´ über Auswahl des gewünschten Dokumentes und Klick auf ´Zuweisung löschen´.
Wenn in der Spalte ´automatisches Löschen´ ´beim Ablegen´ einstellt ist, bietet PowerOrdo Ihnen bei der Ablage des Auftrages an, Bild- (jpg, png, bmp) und PDF-Dokumente außerhalb der Datenbank zu speichern. (Achtung: Dokumente anderer Formate können beim Ablegen nur als ole-Datei außerhalb von PowerOrdo gespeichert werden. Sie können ggf. nicht diekt geöffnet werden.)
Ausgabe/Export
Sie können diese Dokumente und Bilder direkt im Auftrag ´Exportieren´ oder wie unter ´Anzeigen / Bearbeiten´ beschrieben drucken oder außerhalb von PowerOrdo speichern.
Im Auftragsdruck (F8) steht Ihnen das Druckformat ´Auftragsdokumente´ zur Verfügung. Hiermit können Sie alle grafischen Dokumente komfortabel einzeln oder gesammelt (mehrere mit Strg+Mausklick) ausdrucken, per E-Mail versenden oder faxen.
Bild- und pdf-Dateien können auch beim E-Mailversand aus dem Druckmenü oder Auftrag als Anlage ausgewählt werden (siehe "Dokumente per E-Mail versenden").
Wer sich seine Druckformate gerne selbst gestaltet, kann im Formulargenerator das Druckobjekt ´Bilder: Auftragsdokumente´ nutzen. Wie wäre es z.B. mit einem Foto des Verstorbenen auf der Kondolenzliste oder eines gescannten PDF-Dokumentes als Folgeseite in einem Dokument?