Für die Bearbeitung von Online-Abmeldungen werden verschiedene Dokumente benötigt: die Sterbeurkunde, eine Vollmacht des Bestellers, ggf. weitere Vollmachten oder Versicherungsunterlagen. Diese Dokumente hinterlegen Sie im jeweiligen Auftrag ...
... auf dem Register "Abmelde-Assistent" in der Dokumentenverwaltung:
Bereich "Online-Auftrag" - gültig für alle Online-Abmeldungen:
Außer der Sterbeurkunde wird eine Vollmacht des Bestellers benötigt, die Sie berechtigt, die Abmeldungen an externe Dienstleister zu übergeben.
Im Auftrags-Druckmenü (F8) sollte Ihre Vollmacht einen entsprechenden Passus bereits enthalten. Außerdem finden Sie dort, ggf. für einen vom Auftraggeber abweichenden Besteller, die Dokumente:
- "Abmelde-Assistent Vertrag" (mit Anlage)
-> Vertrag zwischen Ihnen und dem Besteller - "Abmelde-Assistent-Vollmacht"
-> berechtigt Sie zur Beauftragung von Online-Abmeldungen - "Abmelde-Assistent-DN-Vollmacht"
-> Vollmacht inkl. digitalem Nachlassdienst
(kann vom Kunden über das Kundencenter aktiviert werden_ nur PowerOrdo MAX)
Bereiche "Online-Zahlung..." / "Online-Abmeldung" / "Online-Ummeldung":
Hier können Sie für bereits angelegte Online-Abmeldungen, -Zahlungen und -Ummeldungen weitere Dokumente wie Versicherungsschein oder Verlusterklärung hinterlegen. Über "Neu/Anfügen" legen Sie eine weitere Zeile für die vorab ausgewählte Abmeldung an.
Auf dem Register "Abmeldungen / Zahlungen" steht Ihnen die Dokumentenverwaltung (Schaltfläche "Dokumente") ebenfalls zur Verfügung - jeweils für die ausgewählte Adresse.
Dokumente hinterlegen / zuordnen
Um ein Dokument (in den Formaten pdf, bmp, jpg oder png) zu erfassen markieren Sie die gewünschte Zeile. Anschließend entscheiden Sie sich für eine dieser vier Möglichkeiten:
1. "Scannen / DigiCam"
... öffnet das Fenster "PowerOrdo - Scannen". Scannen Sie das gewünschte Dokument ein (Voraussetzung: Der TWAIN-Treiber für den Scanner ist installiert).
Das Dokument wird auf dem Register "Dokumente" mit der Bezeichnung "Gescanntes Dokument" gespeichert und automatisch dem markierten Eintrag in der Dokumentenverwaltung zugewiesen. Sie können die Bezeichnung nachträglich auf dem Register "Dokumente" ändern.
2. "Importieren"
... öffnet einen Dateiauswahldialog. Sie wählen eine Datei im Format pdf, bmp, jpg oder png von Ihrem PC oder aus Ihrem Netzwerk aus. Das Dokument wird auf dem Register "Dokumente" mit der Bezeichnung des Dateinamens gespeichert und automatisch dem markierten Eintrag in der Dokumentenverwaltung zugewiesen.
3. "Auswahl aus Auftrag"
... öffnet eine Auswahl mit allen Bild- und PDF-Dokumenten, die im Register "Dokumente" bereits gespeichert sind (siehe Artikel "Dokumente und Fotos im Auftrag speichern") oder als PDF-Datei in der Druckhistorie vorliegen.
Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Wird das Fenster mit "Ok" geschlossen, so wird dieses Dokument automatisch dem markierten Eintrag in der Dokumentenverwaltung zugewiesen. Die Bezeichnung wird aus dem Register "Dokumente" (oder der Druckhistorie) übernommen.
4. per "Drag & Drop"
... eine Datei auf einen Eintrag ziehen und fallen lassen:
Das Dokument wird auf dem Register "Dokumente" mit der Bezeichnung des Dateinamens gespeichert und automatisch dem markierten Eintrag in der Dokumentenverwaltung zugewiesen.
Hinweis: Sollten Dokumente gescannt oder mit gleichem Dateinamen mehrfach importiert werden, so bekommen diese eine aufsteigende Nummer an die Bezeichnung gehängt (z.B. "Gescanntes Dokument (2)", "Gescanntes Dokument (3)", usw.).
Die Kopplung eines Dokumentes mit der Dokumentenverwaltung kann über "Zuweisung löschen" entfernt werden. Erst danach ist ein Auftragsdokument auf dem Register "Dokumente" löschbar.
Dokumente senden
Die Schaltfläche "Dokument senden" überträgt das gerade markierte Dokument an den Formalitätenservice.
Über die Schaltfläche "Akt. senden" (Aktualisierung senden) auf dem Register "Abmelde-Assistent" können alle noch nicht gesendeten Dokumente und Abmeldungen auf einmal übermittelt werden.
Hinweis: Alle Fragen und Antworten rund um den Abmelde-Assistent sind auch in dieser PDF-Dokumentation enthalten: "Abmelde-Assistent".