Basis für die Fakturierung Ihrer Waren, Lieferungen und Leistungen sind die Artikel im Artikelstamm. Einmal angelegt, können sie per Klick in einen Auftrag aufgenommen werden – das erspart Tipparbeit und Tippfehler.
Öffnen Sie den Artikelstamm über das Symbol oder das Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Artikel.
Ihre Rechnung setzt sich aus eigenen Leistungen, Gebühren und Auslagen und Fremdrechnungen zusammen – mit oder ohne Steuern. Hier im Artikelstamm legen Sie über eine der ´Neu / ...´-Schaltflächen alle Artikel mit Leistungstexten, ggf. Preisen und Bestellmerkmalen, ggf. auch Bildern für Artikelkataloge o.a. an. Später im Auftrag können die Texte und Preise dieser ´Auftragspostionen´ individualisiert werden.
Die Artikelnummer dient zur eindeutigen Identifizierung des Artikels in diversen Programmbereichen (z.B. Rechnungslegung, Statistik). Sie bestimmt die Reihenfolge der Artikel = Auftragspositionen beim Druck der Rechnung und die Zugehörigkeit zu den verschiedenen Leistungsgruppen. Dabei ist die erste Ziffer von besonderer Bedeutung:
- beginnend mit 1 = Eigene Leistung mit voller MwSt.
- beginnend mit 2 = Eigene Leistung mit ermäßigter MwSt. (eigene Floristik)
- beginnend mit 3 = Durchlaufende Posten (Gebühren und Auslagen) ohne MwSt.
- beginnend mit 4 = Fremdleistungen mit voller MwSt. (z.B. Zeitungsanzeigen, Steinmetz-, Grabpflege-, Reederei-Rechnungen)
- beginnend mit 5 = Fremdleistungen mit ermäßigter MwSt. (Floristik)
Tipp: Wenn Sie einen neuen Artikel zwischen vorhandenen Artikeln einsortieren wollen, markieren Sie einen vorhandenen Artikel und klicken Sie dann auf ´Neu / Einfügen´. Es wird eine neue Zeile über der markierten Zeile eingefügt. So sehen Sie besser, welche Artikelnummern frei sind.
Der Suchbegriff dient zur Auswahl und Anzeige des Artikels in internen Listen. Für die Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit des Artikelstammes ist es wichtig, dass der Suchbegriff eindeutig ist. Artikel ohne Suchbegriff werden als Überschrift zur Gliederung interpretiert – bei diesen Artikeln ist keine Preiserfassung möglich.
Der Leistungstext stellt den Text Ihres Artikels - also Ihrer Auftragsposition - auf der Rechnung (oder Überschriften im Artikelstamm) dar. Im Text können diverse Platzhalter und Sonderzeichen eingesetzt werden, z.B.Bestellkennzeichen, Rechenformeln oder für die automatische Übernahme der Anzahl der Sterbeurkunden.
Lesen Sie hierzu die Artikel
Das Zeichen ´\´ leitet z.B. einen betriebsinternen Kommentar ein, welcher auch bei Bestellungen gedruckt werden kann.
Tipp: Bei großen Texten: Ein Doppelklick auf die Zeile wechselt auf das Register ´Artikel´. Ein weiterer Doppelklick auf den Leistungstext (oder auf ´Leistungstext groß´) öffnet ein separates Bearbeitungsfenster für die komplette Anzeige von Leistungstext und Kommentar. Das erleichtert die Eingabe und Prüfung des Textes. Mit der Tastenkombination STRG+U können Sonderzeichen eingefügt werden.
Die Spalten ´EFD´ und ´MWSt.´ zeigen an, ob der Artikel entsprechend der 1. Ziffer der Artikelnummer eine E(igenleistung), F(remdleistung) oder D(urchlaufender Posten) mit voll(er), erm.(äßigter) oder ohne(=keine) Mehrwertsteuer ist.
Bereits verwendete Artikel sollten möglichst nicht gelöscht, sondern durch Setzen eines Häkchens in der Spalte ´gesp.´ gesperrt werden. Bei einer späteren Neubelegung der gelöschten Nummer mit einer anderen Ware oder Leistung könnte es sonst zu Irritationen bei statistischen Auswertungen kommen. Gesperrte Artikel werden bei Auswahl- und Bearbeitungslisten ausgeblendet.
Wichtige Angaben auf anderen Registern
Register ´Bestandsliste´:
Aktivieren Sie für Lagerartikel die Bestandsführung. Bei Aufnahme eines Artikels in einen Auftrag wird der Lagerbestand automatisch reduziert (bzw. bei negativem VK erhöht). Weitere Informationen hierzu finden Sie im Bereich Lager und Bestand.
Register ´Preisliste´:
Erfassen Sie den Verkaufs- (VK) und den Einkaufspreis (EK). Der Einstandspreis als durchschnittlicher Einkaufspreis wird bei der Erfassung von Wareneingängen automatisch ermittelt. Weitere Informationen zum Thema finden Sie im Artikel "Preise der Artikel".
Register ´Notiz´:
Hinterlegen Sie hier interne Vermerke für die Mitarbeiter.
Register ´Lieferanten´:
Führen Sie die Lieferanten auf, von denen Sie diesen Artikel beziehen. Die Lieferantenzuordnung dient für Lagerbestellungen und der Erfassung von Wareneingängen. Über die Lieferanten können auch Artikelbilder hinterlegt werden.
Sind die notwendigen Daten erfasst, kann der neue Artikel in einen Auftrag, Vorsorgevertrag oder Angebot aufgenommen werden. Änderungen im Artikelstamm sind jederzeit möglich.
Hinweis: Vorhandene Auftragspositionen in Aufträgen/Vorsorgeverträgen werden nicht automatisch aktualisiert - verwenden Sie bei Bedarf im Auftragsregister ´Rechnung´ die Schaltfläche "Preise aktualisieren".
Weitere interessante Beiträge finden Sie im POWERORDO - STAMMDATEN Artikel.