Wie schützt man persönliche sensible Daten in den Mitarbeiter-Stammdaten vor der Einsicht Unbefugter?
Berater, Trauerfeierbegleiter und andere Mitarbeiter des Unternehmens hinterlegen Sie in den Stammdaten von PowerOrdo als Mitarbeiter. Mitarbeiter können in einem Auftrag oder Vorsorgevertrag als Berater ausgewählt und verschiedenen Terminen und Aufgaben zugeordnet werden.
Was wird wo eingegeben?
Wir empfehlen:
Hinterlegen Sie bei einem Mitarbeiter ggf. nur die Geschäftstelefonnummer. Diese Telefonnummer ist auch bei der Adresse (´21´) zu sehen (also im geschäftlichen Umfeld). Sie kann in Briefen oder E-Mails als Rückrufnummer eingesetzt werden. Mitarbeiter sind ja häufig auch Berater
Die private Telefonnummer kann man zur Information für diejenigen, die auch Mitarbeiterdaten sehen dürfen, in das Notizfeld des Mitarbeiters schreiben. Das Notizfeld der Mitarbeiter-Stammdaten schreibt nur auf Nachfrage in die Notiz der Adresse in die Adressstammdaten (´21´) durch.
Auch im Feld E-Mail-Adresse empfiehlt es sich, die geschäftliche E-Mail-Adresse zu einzutragen. Sie dient u.a. zur Hinterlegung von SMTP-Daten für den E-Mail-Versand über PowerOrdo und Scrivaro.
Sensible private Daten, die vor Einsicht Unbefugter geschützt werden sollen, tragen Sie hier ein:
Rechte
Die Einsicht der Mitarbeiterdaten können Sie (als ´Administrator´ angemeldet) über verschiedene " Benutzerrechte" steuern. In der Gruppe ´Standardrechte´ wird die Voreinstellung für alle Benutzer getroffen.
In den meisten Unternehmen darf jeder die allgemeinen ´Adressen´ (unter Symbol ´21´) bearbeiten, um neue Trauerfeierorte, Redner, Versicherungen usw. anlegen zu können. Jeder, dem das Recht 101 erteilt ist, kann in den Adress-Stammdaten ´21´ auch die Anschrift und Kontaktdaten der Mitarbeiter sehen.
Aber nur die Benutzer, denen die Rechte im Rechtezweig ´Mitarbeiter´ erteilt sind, dürfen die Mitarbeiter-Stammdaten (Datei | Öffnen | Stammdaten | Mitarbeiter) öffnen und über die ´normalen´ Kontaktdaten hinausgehende Informationen einsehen und bearbeiten.
Das Recht 487 Stammdaten | Mitarbeiter | einsehen | bearbeiten | ´sensible´ Daten´, das die Bearbeitung sensibler Daten (Privattelefonnummern, Urlaubsadressen etc.) steuert, ist per Vorstellung entzogen. Nur der Administrator, der betreffende Mitarbeiter selbst und die Mitarbeiter, denen dieses Recht erteilt wurde, haben Zugang dazu.
Passen Sie bei Bedarf die Rechte in der Gruppe ´Standardrechte´ an, indem Sie ein Recht markieren und dieses über die Schaltflächen auf der rechten Seite ´Erteilen´ oder ´Entziehen´. Jedem Benutzer können zusätzlich individuell Rechte erteilt oder entzogen werden.
Tipp: Für größere Unternehmen empfiehlt es sich, Rechte über Benutzergruppen zu regeln, z.B. für die Geschäftsführung.