Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt. Oder ein Mitarbeiter, der bisher nicht mit PowerOrdo gearbeitet hat, soll dieses in Zukunft tun. Nun stellt sich die Frage: Wie lege ich einen neuen Benutzer an?
Vorab müssen wir zwei Begriffe unterscheiden:
Als Mitarbeiter erfassen Sie alle Personen, die in Ihrem Unternehmen arbeiten – unabhängig davon, ob diese mit PowerOrdo arbeiten oder nicht. Einmal erfasst stehen sie auf jeden Fall in den Auswahllisten von PowerOrdo für die Zuordnung von Terminen und Aktionen zur Verfügung.
Mitarbeiter, die mit PowerOrdo arbeiten dürfen, machen Sie zu Benutzern. Diese Mitarbeiter können sich dann mit ihrem Benutzernamen in PowerOrdo anmelden und damit arbeiten. Benutzer darf nur der Administrator anlegen, bearbeiten und löschen.
Wenn ein bestehender Mitarbeiter als Benutzer angelegt werden soll, können Sie den Bereich ´Mitarbeiter anlegen´ überspringen.
Mitarbeiter anlegen
Den Mitarbeiterstamm erreichen Sie auf folgendem Weg:
Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Mitarbeiter
Wenn Sie auf die Schaltfläche ´Neu/Anfügen´ klicken, werden ggf. gesperrte Mitarbeiter wieder eingeblendet.
Entscheiden Sie sich, ob Sie eine neue Adresse anlegen oder auf eine vorhandene Adresse aus den Adressstammdaten zurückgreifen wollen:
Falls die Adresse des Mitarbeiters z. B. schon als Sprecher in den Adressstammdaten erfasst ist, wählen Sie im folgenden Fenster den entsprechenden Adresstyp aus. Rufen Sie die Adressen ab und markieren Sie den gewünschten Eintrag. Mit der Schaltfläche ´Auswählen´ wird der Sprecher auch zum Mitarbeiter.
Geben Sie in der neuen Zeile den (firmeninternen) Suchbegriff, ein Kürzel usw. für den neuen Mitarbeiter ein. Auf dem Register ´Mitarbeiter´ vervollständigen Sie die Angaben (Anrede, Vor- und Nachname, Adresse, Beruf, E-Mail-Daten für den E-Mail-Versand über PowerOrdo und Scrivaro).
Bitte beachten Sie:
Jeder PowerOrdo-Nutzer kann über die Adressauswahl und Adress-Stammdaten auch die normalen Kontaktdaten der Mitarbeiter einsehen. Die Kontaktdaten werden ggf. auch in Ausdrucken verwendet, die Ihr Haus verlassen.
Persönliche Daten hinterlegen Sie bei ´sensible Daten´.
Über die Rechte 71-75 sowie 429 und 487 können Sie steuern, wer die Mitarbeiter-Stammdaten öffnen und was jemand darin bearbeiten darf.
Benutzer anlegen
Nun können Sie, wenn Sie als Administrator angemeldet sind, einen Mitarbeiter als Benutzer anlegen. Dazu gehen Sie über das Menü Werkzeuge in die Benutzerverwaltung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ´Neu / Anfügen´. Markieren Sie im Auswahl-Fenster den neuen Mitarbeiter und bestätigen Sie mit ´Ok´.
Der neue Benutzer wird angelegt. Er erhält automatisch die Standardrechte. Auf dem Register ´Rechte / Einstellungen´ können Sie dem Benutzer individuell Rechte erteilen und/oder entziehen, Rechte von einem anderen Mitarbeiter übernehmen oder ihn Benutzergruppen mit speziellen Berechtigungen zuordnen.
Als Anmeldename wird der Kurzname des Mitarbeiters übernommen. Sie können den Anmeldenamen ändern, z. B. in die Initialen des Mitarbeiters. Der Anmeldename muss bei einer Anmeldung in PowerOrdo im Anmeldefenster bei ´Benutzer:´ eingegeben werden.
Das Kürzel wird in Bestattungsaufträgen und Vorsorgeverträgen auf der ersten Seite (Register Übersicht) für die Anzeige genutzt, wer den Auftrag/Vertrag angelegt und zuletzt bearbeitet (´Stand:´) hat.
Hinterlegen Sie im Feld Beschreibung den Namen des Benutzers oder nähere Informationen zur Benutzergruppe.
Über ´Kennwort setzen für´ ´PowerOrdo´ können Sie dem Benutzer ein Kennwort geben. Jeder Benutzer kann sein Kennwort später über das Menü Werkzeuge | Kennwort ändern selbst ändern.
Nun kann sich der neue Benutzer in PowerOrdo anmelden und mit der Arbeit loslegen.
Tipp: Wenn innerhalb von PowerOrdo alle Fenster geschlossen sind, kann der angemeldete Benutzer über das Menü Werkzeuge | "Benutzeroptionen" diverse individuelle Einstellungen vornehmen, um sich die Arbeit mit PowerOrdo angenehmer zu gestalten.