Es ist wieder so weit: Der Monat ist rum, und Sie sitzen seit Stunden über einem Berg Lieferantenrechnungen. Zuordnen. Beträge vergleichen. Prüfen. ´Kann man das mit dem Computer nicht automatisch machen?´ fragen Sie sich. Man kann!
Das Prinzip
... nennt sich KIV und ist für Kommissionierung und Interne Verrechnung die Abkürzung. Eigentlich gehört noch ein E für Externe Verrechnung dazu, aber dann hätte es KIEV geheißen.
Nun zur Praxis
Jeder Betrieb, der regelmäßig Lieferungen und Leistungen eines anderen Unternehmens zugeliefert bekommt, kann die KIV einsetzen.
Zu beliebigen Zeitpunkten wird aus den Auftragspositionen ermittelt, was bestimmte Lieferanten geliefert haben. Die Positionen lassen sich variabel zusammenstellen. Rechnungen mit Briefpapier des Lieferanten oder einfache Aufstellungen können gedruckt werden. Durch automatische Verbuchung, Erledigung der Zahlung und Ausgleich des Offenen Postens erfolgt eine vollständige buchhalterische Behandlung mit minimalem Aufwand. Gleichzeitig werden Kontrollaufgaben aus dem eigenen Unternehmen nach außen verlagert.
Die KIV wird zunehmend eingesetzt, wenn auftragsbezogene Lieferungen und Leistungen abgerechnet werden. Für diese Artikel ist ein erhöhter Kontrollaufwand nötig, was die große Bedeutung der KIV im betrieblichen Ablauf begründet
Der 1. Schritt
Identifizieren Sie Artikel, deren Lieferung oder Abrechnung auftragsbezogen erfolgt. Typische Beispiele dafür sind Gärtnerlieferungen, Zeitungsanzeigen, Totenscheine oder Friedhofsgebühren. Sie erhalten für diese Artikel Einzel- oder Sammelrechnungen, die Sie mit den im Auftrag hinterlegten Daten vergleichen müssen, als geprüft markieren und die Sie anschließend bezahlen.
Der 2. Schritt
Überlegen Sie sich, ob nicht eine von Ihnen selbst durchgeführte automatische Abrechnung dieser Artikel eine Arbeitserleichterung für Sie ist. Sie tauschen viele einzelne Arbeitsschritte für die Kontrolle, Buchung und Bezahlung von zugelieferten Artikeln gegen einen einzigen Programmaufruf. Überlegen Sie auch, ob Sie Ihrem Lieferanten die Arbeit erleichtern können, indem Sie ihm die Zusammenstellung abnehmen. Möglicherweise ist ein Gespräch mit ihm darüber sinnvoll.
Der 3. Schritt
Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie auch ‚kiven‘ wollen, dann geben Sie uns Bescheid.
Einstellungen für die Auflistung und die Eingangsrechnung:
1. Welchen Namen soll die KIV erhalten (z.B. Friedhofsgebühren)?
2. Erfolgt die Verrechnung der Leistungen mit einem oder mehreren Lieferanten?
- KIV für Särge mit einem oder mehreren Lieferanten?
- Abrechnung der Friedhofsgebühr mit einer oder mehreren Friedhofsverwaltungen?
- Abrechnung der Totenscheinrechnung mit einem oder mehreren Ärzten?
3. Welches Referenzdatum aus einem Auftrag ist ausschlaggebend für die Berücksichtigung einer Auftragsposition in der KIV?
Hinweis: Es erfolgt eine zeitliche Auswertung innerhalb des Zeitkorridors zwischen ´Referenz´- und ´Bis´-Datum. Zur Auswahl des Referenzdatums stehen bereit:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsdatum (vollständig gebucht)
- Anlagedatum
- Sterbedatum - Funddatum - zuletzt lebend gesehen
- Trauerfeierdatum
- Trauerfeierdatum - Rechnungsdatum
- Trauerfeierdatum - Beisetzungsdatum
- Beisetzungsdatum
- Lieferdatum
- Statistikdatum
- Umsatzsteuerdatum
- alle noch nicht verrechneten Positionen
4. Soll die Auswahl der Auftragspositionen zusätzlich manuell eingeschränkt werden?
5. Soll die Auswahl der Auftagspositionen ausschließlich manuell erfolgen?
- Nur bei Auswahl des Referenzdatums: "Alle noch nicht verrechneten Positionen"
6. Welche Leistungen sollen mit der KIV verrechnet werden?
... Särge / Urnen / Blumen / Totenschein / Friedhofsgebühren / etc.
Die Auflistung erfolgt über der Artikelnummer oder Artikelnummernbereiche.
7. Welcher Preis soll bei der Verrechnung der KIV-Position herangezogen werden?
- EK im Artikelstamm
- EK in der Auftragsposition
- EK des Lieferanten im Artikelstamm
- VK der Auftragsposition (bei DLP)
8. Wird auf den ermittelten Preis der KIV-Positionen ein Auf- oder Abschlag erhoben?
Hinweis: Der Auf- oder Abschlag aktualisiert den EK der KIV-Position!
9. Um welche Lieferungen und Leistungen handelt es sich bei den KIV-Positionen?
- Wareneingang
- DLP
- Fremdleistungen
10. Welche Kostenstelle wird bebucht?
- analog zur Erlösbuchungsroutine
- ausgewählte Kostenstelle
11. Sollen auftragsbezogene oder Sammelbuchungen angelegt werden?
Tipp: Fremdleistungen auftragsbezogen, um den Abgleich zu ermöglichen!
Hinweis: DLP-Positionen immer auftragsbezogen!
Nur bei Buchhaltungsversionen zusätzlich:
12. Welche Buchungskonten sollen herangezogen werden? (Definition des Buchungssatzes, Beispiele mit Konten aus dem Kontenrahmen SKR03)
- Bsp.: Durchlaufende Posten: Konto 1590 an Konto 1600.
- Bsp.: Wareneingang volle MWSt. (Eigene Leistung): Konto 3400 an Konto 1600.
- Bsp.: Fremdleistungen volle MWSt. (Fremdleistung): Konto 3100 an Konto 1600.
13. Welcher Steuersatz soll für die KIV-Positionen ausgewiesen werden bzw. mit welchem Steuersatz wird der Artikel beim Bestatter in Rechnung gestellt?
- keine MWSt
- voller MWSt.-Satz
- ermäßigter MWSt.-Satz
- anderer MWSt.-Satz (Bsp.: 5% oder 9%)
14. Wird eine Sondermehrwertsteuer für die KIV-Positionen fällig?
Hinweis: Bei Lieferanten mit Firmensitz im EU-Ausland
Lieferantenspezifische KIV-Einstellungen:
15. Wie sollen die in PowerOrdo erstellten Belege (Aufstellung, Lieferantenrechnung) nummeriert werden?
- Kalenderjahr (Bsp.: "2017-0001" ff) – Jahreswechsel mit Beginn des KJ
- Geschäftsjahr (Bsp.: "2017-0001" ff) – Jahreswechsel mit Beginn des GJ
- fortlaufend ("0001" ff) – ohne Jahresbezug
16. Soll die KIV auch eine Eingangsrechnung erstellen?
Hinweis: Nur für PowerOrdo-Installationen mit Buchhaltung
17. Soll die KIV DLP-Rechnungen vom Lieferanten an den Auftraggeber erstellen?
Hinweis: In diesem Fall wird neben den einzelnen Rechnungen an die Auftraggeber für Sie eine Übersicht über die abgerechneten Positionen erzeugt (nur mit Buchhaltung).
18. Soll der Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung brutto oder netto ausgewiesen werden? (Fakturierungsart).
19. Soll die KIV-Abrechnung in den Zahlungsverkehr übernommen werden?
Abrechnungsspezifische KIV-Einstellungen:
20. Sollen die lieferantenspezifischen KIV-Einstellungen für alle KIV-Abrechnungen dieses Lieferanten übernommen werden oder gibt es für einzelne Abrechnungen Ausnahmen?
- Belegart "übernehmen" oder "Eingangsrechnung" oder "Aufstellung"
- Fakturierungsart "übernehmen" oder "brutto" oder "netto"
- Buchungen anlegen "übernehmen" oder "nie buchen" oder "sofort buchen"
- Clearing "übernehmen" oder "ja" oder "nein" oder "abfragen"
Wir geben zu, dass uns die Komplexität der KIV anfangs auch ziemlich überrascht hat. Aber so ist das Leben. Wir haben gut dafür programmiert. Mit Birgit Asmus am Keyboard.
Tipp: Details erfahren Sie in diesen Artikeln ´KIV - Abrechnungseinstellungen´, ´KIV - Abrechnung´, ´KIV - Druck´ und ´KIV - Kontrolle´.