Texte für Briefe oder Formulare müssen nicht immer neu geschrieben werden. Bereiten Sie Ihre Texte in den Stammdaten vor.
Unter Datei | Öffnen | Stammdaten | Textbausteine (Schablonen) finden Sie diverse Textvorlagen, z.B.
- Abschlusstexte für die Abrechnung
- Abmeldung: zusätzlicher Text
- Brief an den Auftraggeber
- Brief zum Auftrag
- E-Mail Signatur
- Vorsorgevertrag_ Zusatztext
- ...
Hier können Sie bestehende Texte anpassen und über die ´Neu / …´-Schaltflächen eigene Textvorlagen, z.B. für Briefe, anlegen.
Zum Bearbeiten wählen Sie im oberen Bereich einen Textbaustein aus. Der dazugehörige Text wird im unteren Bereich angezeigt und kann geändert werden.
´Neu / Anfügen´ legt einen neuen Eintrag am Ende der Liste an.
´Neu / Einfügen´ legt einen neuen Eintrag über der gerade markierten Zeile an.
Über ´Zeilen verschieben´ sortieren Sie die Zeilen um.
Wenn Sie einen Textbaustein anlegen, sollte der Name auf das dazugehörige Dokument hinweisen. Der Text wird später im Auftrag/Vorsorgevertrag auf dem Register ´Texte´ gespeichert. Dort haben Sie die Möglichkeit, den Text zu korrigieren.
Beim Drucken kann der Text nach Bedarf zur individuellen Bearbeitung angezeigt und angepasst werden.
Beispiel für eine Briefvorlage: Brief Zusendung Dokumente
Fügen Sie unter der Zeile ´Brief an den Auftraggeber´ einen neuen Textbaustein mit der Bezeichnung ´Brief Zusendung Dokumente´ ein.
Im unteren Bereich erfassen Sie den eigentlichen Brieftext.
Die Anrede wird beim Brief automatisch von PowerOrdo eingefügt. Sie beginnen den Text also in der Zeile unter der Ansprache (z.B. ´Sehr geehrte Frau Müller, ´) in der Regel mit kleinem Anfangsbuchstaben wie in diesem Beispiel:
Wenn Sie im Druckmenü mit dem ´Brief an den Auftraggeber“ oder ´Brief zum Auftrag“ einen neuen Brief schreiben, wählen Sie diese Textvorlage aus. Anschließend können Sie den Text überarbeiten.
Platzhalter und Vorbelegungen
Über die Schaltfläche ´Platzhalter einfügen´ setzen Sie Platzhalter für Daten aus dem Auftrag, Angaben zur Firma, Name des Mitarbeiters und anderes ein, z.B.
Die Platzhalter werden bei der Druckvorschau/dem Druck automatisch ersetzt – Sie sparen Zeit und vermeiden Tippfehler. Ausführlichere Informationen erhalten Sie im Artikel "Platzhalter in Textbausteinen".
Verwenden Sie das Gradzeichen ° als Platzhalter für die spätere Ergänzung von individuellem Text, z.B.
´... senden wir Ihnen folgende Dokumente:
° Sterbeurkunden´
Den Betreff für Briefe belegen Sie vor, indem Sie ihn in der ersten Zeile angeben, z.B. ´Betreff: Mitteilung zum Sterbefall ...´:
So haben Sie die Möglichkeit, auch im Betreff Platzhalter für Auftragsdaten einzusetzen.
Wird dieser Textbaustein für den ´Brief an den Auftraggeber´ oder ´Brief zum Auftrag´ ausgewählt, erkennt PowerOrdo das Wort ´Betreff´, übernimmt die erste Zeile (ohne ´Betreff: ´) automatisch in den Betreff des Briefes und ersetzt den Platzhalter:
Hinweis für Briefe bzgl. abschließendem Gruß:
"Brief an den Auftraggeber", "Brief zum Auftrag", ... sind i.d.R. so voreingestellt, dass die Grußformel ´Mit freundlichen Grüßen´ automatisch unter den Text gesetzt wird.
Über die Einstellungen dieser Druckformate kann PowerOrdo die gescannte Unterschrift, den Namen des Mitarbeiters und die Firmierung drucken.
Möchten Sie auf die gescannte Unterschrift verzichten und für verschiedene Briefe unterschiedliche Grußformeln verwenden, setzen Sie die Grußformel und ggf. Platzhalter für den Mitarbeiter und die Firmierung direkt im Textbaustein ein. Die Einstellungen der Formulare im Druckmenü sind dann entsprechend anzupassen. Rufen Sie uns dazu gerne an (Tel. 0451/61966-0).