Schriftverkehr mit Angehörigen, diversen Ansprechpartnern, Behörden, eine Mitteilung an den Steinmetz, den Anwalt oder ... Schreiben Sie Kurzmitteilungen oder lange Briefe an wählbare oder eine frei einzugebende Adresse.
Mit dem ´Brief zum Auftrag´ können Sie beliebig viele Briefe schreiben, auch ausführliche Briefe über mehrere Seiten. Greifen Sie auf Textvorlagen aus den Stammdaten zu oder schreiben Sie den Text individuell. PowerOrdo speichert jeden Brief im Auftrag auf dem Register ´Texte´.
Sie finden den ´Brief zum Auftrag´ unter ´Drucken (Auftrag)´ (=F8).
Im oberen Bereich werden alle vorhandenen Briefe dieses Auftrages aufgelistet. Ein markierter Brief kann im unteren Bereich bearbeitet werden.
Über die Schaltfläche ´Neuer Brief´ beginnen Sie einen neuen Brief.
Wählen Sie eine Textvorlage aus der Liste der Textbausteine aus und bestätigen Sie die Auswahl mit ´Text der ausgewählten Schablone einfügen´ ...
... oder wählen Sie ´freien Text einfügen´, um einen neuen Brief ohne Textvorlage zu schreiben.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit den Text zu bearbeiten. Sie können enthaltene ´Platzhalter ersetzen´ und neue Platzhalter aus der Liste der möglichen ´Platzhalter einfügen´.
Hinweis: Entsprechend den Einstellungen des Druckformates werden die abschließende Grußformel (z.B. ´Mit freundlichen Grüßen´), der Name und die Unterschrift des Mitarbeiters und die Firmierung ggf. automatisch angefügt.
Für die Anschrift wählen Sie
- eine Adresse aus dem Auftrag oder
- aus den Stammdaten ("21") oder
- Sie geben die Anschrift direkt in das weiße Feld ein.
Ergänzen Sie nach Bedarf E-Mail-Adresse, Fax-Nummer und den Betreff.
Der Betreff wird später im oberen Bereich bei ´Vorhandene Briefe´ mit angezeigt.
Tipp: Den Betreff können Sie bereits in der 1. Zeile in einem Textbaustein mit hinterlegen! Fangen Sie den Text einfach mit ´Betreff: ´ an (siehe Grafik weiter oben).
Prüfen Sie den Brief in der Druckvorschau, korrigieren Sie ihn bei Bedarf – und dann kann er gedruckt / gemailt / gefaxt werden.
Fertig ist der Brief:
Über die Einstellungen des Druckformates lässt sich das Layout des Briefes individuell anpassen, z.B.
- der Druck des Briefpapiers unterdrücken
- der Datenblock anpassen oder komplett abschalten
(Kopieren Sie den Brief_ um eine Briefvorlage mit und eine ohne Datenblock nutzen zu können.) - die automatisch angefügte Grußformel entfernen.
Wie Sie eigenen Briefvorlagen erstellen erfahren Sie im Artikel "Textbausteine erstellen und ändern".
Vielleicht interessiert Sie auch der Artikel "Unterschriften drucken"?
Übrigens – wenn Sie einen Brief als E-Mail versenden, können Sie im Auftrag hinterlegte und bereits gedruckte archivierte Dokumente (z.B. Sterbeurkunde, Kostenvoranschlag) als Anhang mitschicken.