Eine Checkliste ist eine Sammlung von Aufgaben, die im Rahmen der Abwicklung eines Sterbefalles erledigt werden müssen. Erstellen Sie Ihre eigene Checkliste – mit den für Sie wichtigen Aufgaben und Informationen.
Aufgaben, Termine und Informationen für die Terminverwaltung werden in PowerOrdo unter dem Sammelbegriff ´Aktionen´ zusammengefasst und in den Aktionsstammdaten verwaltet.
Für die Erstellung einer Checkliste öffnen Sie die Aktionsstammdaten über das Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Aktionen. Hier sehen Sie auf dem Register ´Liste´ alle PowerOrdo bekannten Aktionen. Sie sind alphabetisch sortiert. Die Liste enthält sicher schon einige Einträge, die Sie für Ihre Checkliste benötigen. Prüfen Sie die Einträge dieser Liste.
- In der Spalte "Typ" können Sie der Aktion einen Aktionstyp zuordnen. Der Aktionstyp bewirkt_ dass bei der Adressauswahl mit STRG+F3 im Auftrag sofort bestimmte Adressen zur Auswahl angezeigt werden_ z.B. bei Blumenbestellung die Gärtner. Desweitern können über den Aktionstyp gezielt die Angaben zu dieser Aufgabe (Aktion) in ein Formular gedruckt werden.
- In der Spalte "ÜS" steuern Sie über ein "J" für "ja" oder ein "N" für "nein"_ ob diese Aktion/Aufgabe auf der Übersichtsseite des Auftrages zu sehen ist. Überlegen Sie_ für welche Einträge die dortige Anzeige notwendig ist. Zu viele Informationen auf der Übersichtsseite des Auftrages lassen den Terminbereich schnell unübersichtlich aussehen.
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Wichtig für Checklisteneinträge:
Geben Sie in der Spalte "muss" ein "J" für "ja" ein_ wenn eine Aufgabe einen Erledigungsvermerk erfordert. Nur so können Sie prüfen_ ob diese Aufgabe erledigt wurde. "muss"-Termine werden so lange im Terminkalender angezeigt_ bis sie erledigt wurden - dadurch können sie nicht vergessen werden. Im Auftrag ist auf dem Register "Übersicht" an einem roten (unerledigt) oder grünen (erledigt) Häkchen zu erkennen_ ob alle Pflichtaufgaben ("muss"-Termine) abgearbeitet sind.
Gibt es in der Gesamtliste der Aktionen einen Eintrag ´Checkliste´? Fehlen die Aktion ´Checkliste´ oder andere für Sie wichtige Aufgaben, gehen Sie wie folgt vor:
Mit einem Klick auf ´Neu / Anfügen´ (ans Ende der Liste) oder ´Neu / Einfügen´ (über der gerade markierten Zeile) legen Sie eine neue Aktion an. Geben Sie eine Bezeichnung ein, z.B. ´Traueranzeige aufgeben´. Wählen Sie einen Aktionstyp, damit bei der Adressauswahl mit Strg+F3 bestimmte Adresstypen voreingestellt sind. Stellen Sie nach Bedarf die anderen Optionen ein: zuständiger Mitarbeiter, fette Darstellung, Anzeige auf der Übersichtsseite – wichtig ist ein ´J´ in der Spalte ´muss´ bei den zu erledigenden Aufgaben.
Abhängigkeit einstellen – warum und wie?
Der Eintrag ´Checkliste´ wird später im Auftrag mit einem Datum versehen. Anhand dieses Datums ist im Terminkalender farblich sichtbar, welche Aufgaben überfällig sind. Sie werden rot dargestellt. Damit PowerOrdo weiß, welche Aufgaben zur Checkliste gehören, müssen wir die Aufgaben der ´Checkliste´ zuordnen – sie davon abhängig machen. Wechseln Sie hierzu auf das Register ´Abhängigkeiten´.
Hinweis: Jede eigenständige Aktion (Termin, Aufgabe, Information) ist mit einem Anker gekennzeichnet. Steht vor dem Anker ein ´+´, so gibt es bereits zugeordnete - abhängige - Aktionen, die zu diesem Termin/dieser Aufgabe gehören. Ein Klick auf das ´+´ zeigen die zugeordneten Aktionen mit einer Ankerkette an. Beispiel: Zur ´Beerdigung mit Feier´ gibt es die abhängige Aktion/Information ´Pfarrer/Redner für die Beerdigung mit Feier´.
Suchen Sie den Eintrag ´Checkliste´. Er sollte als eigenständige Aktion mit einem Anker gekennzeichnet sein. (Fehlt der Eintrag ´Checkliste´, wechseln Sie auf das Register ´Liste´ und legen Sie ihn wie oben beschrieben an.)
Steht vor dem Anker ein ´+´, lassen Sie sich mit Mausklick darauf die schon abhängigen Aufgaben anzeigen. Benötigen Sie eine zugeordnete Aufgabe nicht, markieren Sie diese und klicken rechts auf die Schaltfläche ´unabhängig machen´:
Sind alle nicht benötigten Aufgaben entfernt, ordnen Sie die von Ihnen benötigten Aufgaben der Checkliste zu. Markieren Sie eine gewünschte Aktion/Aufgabe und klicken Sie auf ´abhängig machen …´.
Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Eintrag ´Checkliste´ als Bezugsaktion aus. Ihre Aufgabe wird dadurch von der ´Checkliste´ abhängig und übernimmt später deren Ausführungsdatum.
Die Aufgabe hängt nun mit einer Ankerkette an der ´Checkliste´. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle benötigten Einträge Ihrer Checkliste.
Sie finden eine Aufgabe auf dem Register ´Abhängigkeiten´ nicht wieder? Ggf. ist sie bereits einer anderen Aktion zugeordnet. Wechseln Sie auf das Register ´Liste´ und markieren Sie die Aufgabe. Anschließend gehen Sie wieder auf das Register ´Abhängigkeiten´. Sie sehen nun, wo diese Aufgabe zugeordnet ist – und können die Aufgabe ´unabhängig machen´. Anschließend machen Sie die Aufgabe von der ´Checkliste´ abhängig.
Ist Ihre Checkliste komplett, können wir sie in die Gruppen für die Neuanlage einer Erd-, Feuer- oder Seebestattung aufnehmen und/oder als eigenständige Termingruppe aufnehmen.
Checkliste in Termingruppen aufnehmen
Wechseln Sie auf das Register ´Gruppen´. Markieren Sie im oberen Bereich eine Gruppe, z.B. ´Neuanlage Erdbestattung´, werden im unteren Bereich alle zu dieser Aktionsgruppe gehörigen Aktionen aufgelistet. Über die nebenstehenden ´Neu / …´-Schaltflächen unten rechts fügen Sie die Aktion ´Checkliste´ sowie die für die markierte Termingruppe benötigten Aufgaben der Checkliste hinzu.
Tipp: Tippen Sie in der Auswahlliste der Aktionen die Anfangsbuchstaben, so springt die Markierung auf die damit beginnende Aktion, z.B. bei ´c´ zur ´Checkliste´. Über die Schaltfläche ´Zeilen verschieben´ bringen Sie die Einträge in die gewünschte Reihenfolge.
Wollen Sie für die Checkliste eine eigenständige Gruppe anlegen, benutzen Sie dafür die oben stehende Schaltfläche ´Neu / Anfügen´. Geben Sie der neuen Gruppe die Bezeichnung ´Checkliste´ (o.ä.). Nachdem Sie gespeichert haben, fügen Sie im unteren Bereich die Aktion ´Checkliste´ sowie die dazugehörigen Aufgaben über die untenstehenden Schaltflächen hinzu.
Die Checkliste steht Ihnen nun für Ihre Aufträge zur Verfügung.
Noch ein Tipp:
Tipp: Verwenden Sie Standardaufträge als Kopiervorlage? Nehmen Sie in Ihren Standardaufträgen die Checkliste auf. Reduzieren Sie dort nach Bedarf die Einträge der Checkliste. In einem Standardauftrag für eine stille Urnenbeisetzung können z.B. die Checklisteneinträge für Rednerbestellungen (sowie die Feiertermine und deren Redner) entfernt werden.
Die Verwendung einer Checkliste wird in den Artikeln "Checkliste im Auftrag verwenden" und "Checklisten im Terminkalender" beschrieben.