Erfahren Sie, wie Sie mit einer Checkliste arbeiten und Ihre Aufgaben im Auftrag im Blick behalten.
Eine Checkliste ist eine Sammlung von Aufgaben, die im Rahmen der Abwicklung eines Sterbefalles erledigt werden müssen. In der Regel versehen Sie Ihre Termine und Checklisteneinträge im Auftrag mit Datum und Adressen bzw. Orten. In einem neuen Erdbestattungsauftrag könnte die Terminseite mit Checkliste z.B. so aussehen:
Wie arbeitet man nun am sinnvollsten mit der Checkliste?
Löschen Sie zunächst alle nicht benötigten Einträge.
Tipp: Auch das Löschen nicht stattfindender Termine und davon abhängigen Informationen ist für einen besseren Überblick von Vorteil.
Versehen Sie die Aktion ´Checkliste´ mit dem Datum, bis zu dem alle dazugehörigen Aufgaben erledigt sein müssen. Da die Aufgaben von der Aktion ´Checkliste´ abhängig sind – zu erkennen an der kursiven Darstellung - übernehmen sie automatisch das Datum der ´Checkliste´. Anschließend ordnen Sie ggf. in der vorderen Spalte ´Mitarbeiter´ zu, welche Mitarbeiter für die Durchführung der Aufgaben zuständig sind, und erfassen nähere Informationen zu den Aufgaben in der Spalte ´Adresse/Ort´, z.B. das Café oder die Gaststätte für die Kaffeetafel. Die Adresse wählen Sie über die Tastenkombination Strg+F3 aus den Stammdaten aus.
Wenn eine Aufgabe ausgeführt wurde, kennzeichnen Sie diese als ´Erledigt´. PowerOrdo übernimmt mit Klick auf die ´Erledigt´-Schaltfläche automatisch das aktuelle Tagesdatum in die Spalte ´Ausgeführt´ und das Kürzel des zuständigen Mitarbeiters aus der vorderen Spalte ´Mitarbeiter´. War kein spezieller Mitarbeiter für diese Aufgabe zuständig, erscheint das Kürzel des aktuellen Benutzers hinter dem Ausführungsdatum. Sie können diese Felder auch manuell ausfüllen.
Bereits erledigte Einträge werden grün dargestellt. Heute fällige Einträge erscheinen olivfarben. Überfällige Einträge fallen mit roter Schrift ins Auge.
Ist die Checkliste abgearbeitet und sind alle ´muss´-Termine eines Auftrages erledigt, erscheint auf der Übersichtsseite des Auftrages im Bereich Termine ein grünes Häkchen.
Ist das Häkchen schwarz, sind keine ´muss´-Termine/Aufgaben vorhanden.
Ein rotes Häkchen zeigt an, dass es noch unerledigte Termine/Aufgaben gibt.
Doch nicht nur im Auftrag, auch im Terminkalender können Sie sehen, welche Termine und Aufgaben bereits erledigt oder noch offen sind. Lesen Sie hierzu den Artikel "Checklisten im Terminkalender". Zur Einrichtung von Checklisten lesen Sie den Artikel "Checkliste anlegen".