Definieren Sie nach Bedarf eigene Adresstypen, um Adressen schneller zu finden. Unterteilen Sie z.B. die Sprecher in kirchliche und weltliche Redner, die Musiker in Organisten und Sänger.
In den Adressstammdaten finden Sie unterschiedliche Adresstypen zur Sortierung Ihrer Adressen. Einige sind weiter unterteilt, z.B. die Abmeldungen oder Lieferanten. Sie ermöglichen schnelles Auffinden und eine gezielte Auswahl von Adressen in verschiedenen Programmbereichen. Legen Sie selbst neue Adresstypen an oder untergliedern Sie vorhandene Adresstypen nach Ihren Bedürfnissen. Wir zeigen Ihnen an einem Beispiel, wie Sie dafür vorgehen.
Beispiel:
Im Adresstyp ´Sprecher´ sind Pastoren, Pfarrer und weltliche Redner eingeordnet. Wir wollen den Adresstyp ´Sprecher´ in kirchliche und weltliche Redner unterteilen, um einen besseren Überblick zu bekommen.
Adresstypen anlegen und bearbeiten
Um die Liste der Adresstypen zu bearbeiten, rufen Sie den Menüpunkt Datei | Öffnen | Stammdaten | Adressen | Adressentypen auf. Die Liste der Adresstypen ist alphabetisch sortiert. Über die Schaltfläche ´Neu (Typ)´ kann ein neuer eigenständiger Adresstyp angelegt werden. Über die Schaltfläche ´Neu (Untertyp)´ wird ein untergeordneter Adresstyp angelegt, also ein vorhandener unterteilt.
Für unser Beispiel markieren Sie den Adresstyp ´Sprecher (Pastor/Pfarrer/Redner)´.
Klicken Sie anschließend auf ´Neu (Untertyp)´. In der neuen Zeile geben Sie die Bezeichnung und in der Spalte ´Untertyp´ ein internes Kürzel für den neuen Adresstyp ein:
Hinweis: Wird ein Adresstyp in Untertypen unterteilt, erstellt PowerOrdo automatisch einen Adress-Untertyp ´(andere)´. Alle Adressen, die bisher unter ´Sprecher (Pastor/Pfarrer/Redner)´ zu finden waren, werden in den Untertyp ´(andere)´ verschoben. Der Adresstyp ´Sprecher (Pastor/Pfarrer/Redner)´ kann nicht mehr direkt zugeordnet werden.
Speichern Sie und legen Sie anschließend den Untertyp ´weltlich´ an.
Adresstypen, die für bestimmte Programmfunktionen verwendet werden, sind nicht änderbar. Alle anderen können bei Bedarf umbenannt oder gelöscht werden, sofern sie nicht in Adressen, Aktionstypen (für Termine/Aufgaben/Informationen in der Terminverwaltung) oder Druckausgaben verwendet werden.
Wenn Sie das Fenster ´Adresstypen´ schließen und wieder die Adressstammdaten öffnen (ggf. ´Aktualisieren´), finden Sie den Adresstyp ´Sprecher (Pastor/Pfarrer/Redner)´ unterteilt in ´kirchlich´, ´weltlich´ und ´(andere)´.
Adressen neue Adresstypen zuordnen
Rufen Sie Ihre Sprecher im Adresstyp ´Sprecher (andere)´ ab. Um einen Sprecher einem anderen Adresstyp zuzuordnen, markieren Sie die gewünschte Adresse. Klicken Sie unten rechts im Fenster auf die Schaltfläche ´Adresstyp bearbeiten´. Nun können Sie die Zuordnung zum neuen Adresstyp ´kirchlich´ treffen, indem Sie dort ein Häkchen setzen – und das Häkchen bei ´(andere)´ entfernen.
Pfarrer Schupp in unserem Beispiel ist hiermit zukünftig im Adresstyp ´Sprecher, kirchlich´ zu finden.
Tipp: Sie können auch für mehrere Adressen gleichzeitig den Adresstyp ändern.
Auswahl eines Bereiches - mehrerer untereinander stehender Adressen:
Markieren Sie die erste Adresse. Halten Sie die Großschreibtaste gedrückt und klicken Sie mit der Maus die letzte gewünschte Adresse an. Nun sind die beiden angeklickten sowie alle dazwischen liegenden Adressen für die Bearbeitung ausgewählt.
Auswahl mehrere einzeln stehender Adressen:
Markieren Sie die erste Adresse. Halten Sie die Taste STRG gedrückt und wählen Sie per Mausklick weitere Adressen für die Bearbeitung aus.
Im Artikel "Adresstypen bearbeiten (zuordnen)" finden Sie ein Beispiel, wie eine Adresse mehreren Adresstypen zugeordnet wird.