Manche Dokumente, wie z.B. Kostenaufstellungen, Rechnungen, Mahnungen oder Lagerbestellungen, werden für Nachweise später noch einmal im Originalzustand benötigt. Lassen Sie sie einfach beim Drucken archivieren!
Archivierung aktivieren
Wählen Sie im Druckmenü für den Auftrag (F8) oder unter Drucken (allgemein) (F9) das gewünschte Druckformat aus, z.B. die ´Rechnung´, ´Mahnung für Bestattungsauftrag´ oder die ´Lagerbestellung´. Wechseln Sie nun auf das Register ´Druckformat´.
Für die Archivierung stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:
- "archiviere beim ... Formulardruck": zum Drucken über F9 - Drucken (allgemein)_
z.B. bei einer Lagerbestellung
- "archiviere beim ... Datendruck": zum Drucken über F8 - Drucken (Auftrag)_
z.B. bei einer Rechnung oder Mahnung
Wenn Sie das Dokument jetzt drucken, prüft PowerOrdo die Voraussetzungen für die automatische Archivierung. Sind diese gegeben, wird das Dokument beim Drucken als PDF-Datei in der PowerOrdo-Datenbank gespeichert. Fehlt eines oder mehrere der benötigten Zusatzprogramme, erscheint ein entsprechender Hinweis mit einer Anleitung zur Installation.
Archiviertes Druckformat anzeigen/drucken
Markieren Sie im Druckmenü F8 oder F9 das gewünschte Druckformat, z.B. die ´Mahnung für Bestattungsauftrag´. Klicken Sie nun rechts auf die Schaltfläche ´Historie´.
Hier in der Druckhistorie werden alle Ausdrucke dieses Dokumentes historisch aufgelistet. PowerOrdo zeigt bei der Mahnung als Zusatz-Informationenen die Mahnstufe und die Mahnfrist an.
Wenn die automatische Archivierung eingestellt war, können Sie sich jetzt über die Schaltfläche ´Zeige Original´ die Mahnung mit Ihrem PDF-Programm so anzeigen lassen, wie sie beim damaligen Ausdruck aussah. Die Kopie des Mahnschreiben sehen Sie nach Klick auf die Schaltfläche ´Zeige Kopie´. Das PDF-Programm ermöglicht Ihnen, das Dokument erneut zu drucken oder als Datei außerhalb von PowerOrdo zu speichern.
Lesen Sie ggf. auch den Artikel "Automatische Archivierung - Voraussetzungen schaffen".