Wenn Sie von einer Person (oder Institution) eine Rechnung bekommen, dann ist es empfehlenswert, diese in den Lieferantenstamm aufzunehmen - denn dort können Sie die benötigten Kontoinformationen speichern und bei Bedarf auch die Überweisung vorbereiten.
Wir zeigen die Anlage eines Lieferanten am Beispiel eines Sarglieferanten sowie die Zuordnung von Lieferanten- und Adresstypen (z.B. Gärtner, Arzt oder Musiker).
Öffnen Sie die Lieferantenstammdaten über
das Symbol mit dem LKW oder über das
Menü Datei | Öffnen | Stammdaten |Lieferanten.
Auf dem Register ´Liste´ sehen Sie Ihre Lieferanten aufgelistet. Über die Schaltfläche ´Neu / Anfügen´ legen Sie einen Lieferanten an. Wählen Sie im folgenden Fenster die Option ´neue (leere) Adresse´ aus. (Die Option "vorhandene Adresse" verwenden Sie, wenn ein Lieferant bereits in Ihren Adressstammdaten als allgemeine Adresse vorhanden ist, z.B. als Musiker.)
Der neue Lieferant bekommt automatisch die nächste freie Lieferantennummer. Geben Sie in der neuen Zeile den (firmeninternen) Suchbegriff, ggf. Ihre Kundennummer usw. für den Lieferanten ein.
Auf dem Register ´Lieferanten´ vervollständigen Sie die Angaben: Adresse, Bankverbindung und Zahlungsmodalitäten.
Tipp: Hinterlegen Sie im einzeiligen Notizfeld auf dem Register ´Notiz´ ein Stichwort wie ´Sarglieferant´ oder ´Särge´ – das hilft Ihnen bei der Auswahl von Lieferanten.
Haben Sie vielleicht gerade einen Gärtner, Arzt oder Orgelspieler als Lieferant angelegt? Auf dem Register ´Adresstyp´ können Sie Ihrem Lieferanten einen speziellen Lieferantentyp und/oder weitere Adresstypen zuordnen.
Zuordnung zu einem Lieferantentyp
Standardmäßig ist ein neuer Lieferant dem Lieferantentyp ´(andere)´ zugeordnet, weil er programmtechnisch einen Typ benötigt. Für besondere Programmfunktionen stehen Ihnen die Lieferantentypen Gärtner, Grabpfleger und Steinmetz zur Verfügung. Ist einem Lieferanten einer dieser Typen zugewiesen, nutzen Sie folgende Vorteile bei der Erfassung eines Auftrages:
- Register "Bestattung":
Lieferantenauswahl Gärtner_ Grabpfleger und Steinmetz für Bestellungen
- Register "Rechnung":
Wenn eine Auftragsposition den Typ Gärtner_ Grabpfleger und Steinmetz hat_ wird der Lieferant automatisch vom Register "Bestattung" übernommen. Ist dort kein Lieferant hinterlegt_ wird eine Auswahlliste aller Gärtner_ Grabpfleger oder Steinmetz angezeigt.
Beispiel:
Setzen Sie beim Blumenhaus Orchidee in der Kategorie Gärtner ein Häkchen.
Das Blumenhaus wird nun automatisch bei der Lieferantenauswahl mit Strg+F3 angezeigt, wenn Sie einen Gärtner bei der Erfassung eines Auftrages auf dem Register ´Bestattung´ hinterlegen oder eine Auftragsposition vom Typ Gärtner in die Rechnung aufnehmen.
Zuordnung zu anderen Adresstypen
Ordnen Sie Ihrem Lieferanten einen oder mehrere weitere Adresstypen zu, in denen Sie den Lieferanten bei einer Suche finden möchten:
Dr. med. Scholl bekommt (zusätzlich zum Lieferantentyp ´(andere)´) ein Häkchen beim Adresstyp Arzt.
Der Orgelspieler Klaus Kruse erhält (zusätzlich zum Lieferantentyp ´(andere)´) ein Häkchen beim Adresstyp Musiker.
Ist Klaus Kruse außerdem als Redner zu buchen, so setzen Sie noch ein Häkchen beim Adresstyp Sprecher.
Sie brauchen also eine Lieferantenadresse nur einmal angelegen, können sie jedoch in allen Adressbereichen wiederfinden, in denen sie benötigt wird.