Richten Sie den Terminexport nach Google als Hintergrundarbeit ein. PowerOrdo sendet die Termine automatisch im gewünschten Intervall an Ihren Google-Kalender.
Der Google-Kalender kann sich mit vielen anderen Kalendern, u.a. auf mobilen Endgeräten (Smartphones (u.a. iPhone) und TabletPCs (z.B. iPad)) synchronisieren/abgleichen. Wie das im Detail funktioniert entnehmen Sie bitte der Gebrauchsanweisung oder fragen Sie bei uns nach. Mit dem iPhone und dem iPad kennen wir uns aus, vielleicht auch mit Ihrem Gerät.
Für die Einrichtung des Terminexportes als Hintergrundarbeit öffnen Sie den Menüpunkt Werkzeuge | Wartung | Hintergrundarbeiten |Einrichtung.
Über die Schaltfläche ´Neu / …´ fügen Sie den Terminexport als neue Hintergrundarbeit hinzu.
Im Feld ´Bezeichnung´ hinterlegen Sie eine Notiz, mit welcher Sie mehrere Hintergrundarbeiten unterscheiden. Sie können z.B. für jeden Mitarbeiter einen separaten Terminexport in dessen eigenen Google-Kalender oder Unterkalender einrichten.
Legen Sie ein Zeitintervall (in Minuten, Minimum 10 Minuten) für den automatischen Export fest. In diesem Beispiel soll PowerOrdo alle 15 Minuten die Termine in den Google-Kalender übertragen.
Wechseln Sie auf das Register ´Arbeit´, um die notwendigen Einstellungen für den Terminexport zu treffen.
Register ´Arbeit´:
Über Konto ´Einrichten´ wird PowerOrdo mit einem Google-Konto verknüpft.
Hinweis: PowerOrdo benötigt eine spezielle Berechtigung für den Zugriff auf den Kalender Ihres Google-Kontos. Wir richten Ihnen diese Berechtigung gerne ein. Nehmen Sie Ihr Google-Passwort zur Hand, wenn Sie uns anrufen. Ist die erstellte Zugriffsberechtigung in PowerOrdo hinterlegt, dann wird das Google-Passwort nicht mehr benötigt.
Wenn PowerOrdo sich mit dem Google-Konto verbunden hat, wählen Sie den gewünschten Google-Kalender für diesen Terminexport aus. Anschließend stellen Sie den Zeitraum und die zu berücksichtigenden Aktionen ein.
Zu berücksichtigende Termine/Aufgaben:
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auftragsabhängige Termine:
Alle Termine und Aufgaben aus aktuellen Aufträgen.
- nur Haupttermine:
Nur die ausgewählten Haupttermine aus aktuellen Aufträgen
(ÜF = Überführungen_ AB = Aufbahrungen_ BR = Beten/Rosenkranz_ GD = Gottesdienste_ TF = Trauerfeiern_ KR = Kremation_ BS = Beisetzungen).
- nur Exporttermine (auftragsabhängig):
Nur die Termine und Aufgaben aus Aufträgen_ die in den Stammdaten der Aktionen für den Terminexport ausgewählt wurden (Spalte "TE" = "J" für "ja").
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auftragsunabhängige Termine:
Alle Termine und Aufgaben aus dem Terminkalender_ die keinen Auftragsbezug haben (z.B. TÜV-Termin_ Müllabfuhr).
- nur Exporttermine (auftragsunabhängig):
Nur die Termine und Aufgaben ohne Auftragsbezug_ die in den Stammdaten der Aktionen für den Terminexport ausgewählt wurden (Spalte "TE" = "J" für "ja").
Weitere Auswahl- und Eingrenzungskriterien beziehen sich auf:
- "muss"-Termine ohne/mit Erledigungsvermerk
- abhängige Termine/Aufgaben/Informationen_ z.B. Redner
- zuständige Mitarbeiter
- Geschäfts-/Kostenstelle der Aufträge
Wählen Sie aus, welche zusätzlichen Informationen Sie benötigen.
Sind alle Einstellungen getroffen und das Google-Konto erreichbar, steht unten rechts ein grünes ´Daten ok´. Jetzt kann diese Hintergrundarbeit auf dem Register ´Liste´ durch Setzen des Häkchens im Feld ´Freigegeben´ freigegeben werden. Ab diesem Moment läuft der Terminexport automatisch als Hintergrunddienst.
Darstellung im Google-Kalender
So könnten die Termine im Google-Kalender angezeigt werden. Ein Klick auf einen Termin zeigt Ihnen die detaillierten Informationen zu diesem Termin.
Wünschen Sie Unterstützung bei der Einrichtung der Hintergrundarbeit oder der Erstellung eines Google-Kontos? Rufen Sie uns an: 0451/61966-0.