Terminverwaltung vor Ort oder Büroorganisation unterwegs - exportieren Sie Ihre Termine nach Outlook. Von dort können die Termine an ein mobiles Endgerät (Smartphones wie iPhone, iPad, PDA) weitergegeben werden und stehen Ihnen somit auch unterwegs zur Verfügung.
Exportieren Sie für einen gewünschten Zeitraum Auftragstermine wie Überführungen, Feiern und Besetzungen oder auch auftragsunabhängige Termine - für alle oder bestimmte Mitarbeiter und/oder Geschäftsstellen. Falls Sie für Ihre Mitarbeiter mehrere Outlook-Kalender verwalten, können die Termine gezielt in den Mitarbeiter-Kalender exportiert werden. Wichtige Informationen wie Redner, Telefonnummer des Auftraggebers oder Grabinformationen sind je nach Terminart natürlich enthalten.
Öffnen Sie den Terminkalender über das Symbol
oder über das Menü Datei | Öffnen | Terminkalender.
Rufen Sie die Termine auf dem Register ´Bearbeitung´
nach Bedarf ab und klicken Sie in der linken Symbolleiste
auf das Symbol ´Outlook Export´.
Prüfen und ändern Sie ggf. den Zeitraum und die Auswahl der zu exportierenden Termine:
Zu berücksichtigende Termine/Aufgaben:
-
auftragsabhängige Termine:
Alle Termine und Aufgaben aus aktuellen Aufträgen.
- nur Haupttermine:
Nur die ausgewählten Haupttermine aus aktuellen Aufträgen
(ÜF = Überführungen_ AB = Aufbahrungen_ BR = Beten/Rosenkranz_ GD = Gottesdienste_ TF = Trauerfeiern_ KR = Kremation_ BS = Beisetzungen).
- nur Exporttermine (auftragsabhängig):
Nur die Termine und Aufgaben aus Aufträgen_ die in den Stammdaten der Aktionen für den Terminexport ausgewählt wurden (Spalte "TE" = "J" für "ja").
-
auftragsunabhängige Termine:
Alle Termine und Aufgaben aus dem Terminkalender_ die keinen Auftragsbezug haben (z.B. TÜV-Termin_ Müllabfuhr).
- nur Exporttermine (auftragsunabhängig):
Nur die Termine und Aufgaben ohne Auftragsbezug_ die in den Stammdaten der Aktionen für den Terminexport ausgewählt wurden (Spalte "TE" = "J" für "ja").
Weitere Auswahl- und Eingrenzungskriterien beziehen sich auf:
- "muss"-Termine ohne/mit Erledigungsvermerk
- abhängige Termine/Aufgaben/Informationen_ z.B. Redner
- zuständige Mitarbeiter
- Geschäfts-/Kostenstelle der Aufträge
Wählen Sie aus, welche zusätzlichen Informationen Sie benötigen.
Verwalten Sie in Ihrem Outlook mehrere Kalender, wählen Sie hier den Outlook-Kalender für diesen Export aus.
´Änderungsoptimierung freigegeben´ bedeutet:
PowerOrdo darf seine in Outlook wiedergefundenen Termine lesen und prüft, ob sie geändert oder gelöscht werden müssen – anstatt sie generell zu löschen und neu anzulegen. Das kann gewünscht sein, wenn Ihnen der Outlook-Export zu lange dauert.
Ist diese Option aktiviert, merkt Outlook, dass ein fremdes Programm lesen möchte - Outlook untersagt jedoch aus Sicherheitsgründen anderen Programmen das Lesen. Aus diesem Grund erscheint beim Terminexport ein Outlook-Hinweisfenster, mit dem Sie PowerOrdo das Lesen für einen gewissen Zeitraum gestatten können.
Die vorgenommenen Einstellungen können beim Export benutzerabhängig gespeichert werden.
Beim Klick auf die Schaltfläche ´Exportieren´ werden die gewünschten Termine exportiert. Früher exportierte Termine dieser PowerOrdo-Installation werden …
… ggf. aktualisiert oder
… gelöscht, wenn sie nicht im gewählten Eingrenzungszeitraum liegen.
So wird verhindert, dass bereits erledigte, verschobene oder gelöschte Termine erhalten bleiben und Ihre Planung durcheinander bringen.
Darstellung in Outlook
Und so werden die Termine z.B. in Outlook 365 dargestellt:
Ein Doppelklick auf den Termin zeigt alle Informationen:
Viele mobile Endgeräte wie Smartphones verfügen über eine Software, welche eine Synchronisierung mit Outlook ermöglicht. So können Sie z.B. Ihre Termine von Outlook an Ihr Handy übertragen. Wie das im Detail funktioniert entnehmen Sie bitte der Gebrauchsanweisung der Software für Ihr mobiles Endgerät.
Hinweis: Der automatische Terminexport funktioniert nur über den Google-Kalender. Über die Outlook-Funktion ´Kalender hinzufügen´ - ´Aus dem Internet´ können Sie die Termine aus einem Google-Kalender in Outlook anzeigen lassen.