Die Informationen in den Auftragspositionen können dafür genutzt werden, eine Bestellung (z.B. für Blumen) zu drucken. Die Bestellung enthält alle wichtigen Informationen für den Lieferanten (z.B. Ort und Datum der Trauerfeier).
Für den Druck einer Bestellung müssen verschiedene Voraussetzungen gegeben sein. Bereiten Sie die zu bestellenden Auftragspositionen wie folgt vor:
- Bestellkennzeichen ^ als erstes Zeichen des Rechnungstextes
(wird nach Druck der Bestellung automatisch entfernt)
- Informationen für den Lieferanten hinterlegen_ ggf. im Kommentar
Ein Doppelklick auf die Auftragsposition öffnet ein Bearbeitungsfenster für den Rechnungstext und dessen Kommentar. Hier können Sie die Informationen komfortabel erfassen_ z.B. den Schleifentext oder die Blumensorten.
- Lieferant zuordnen
Falls der Lieferant nicht bereits vom Register Bestattung übernommen wurde_ wählen Sie ihn über die Tastenkombination STRG+F3 aus dem Lieferantenstamm aus.
Mit der Schaltfläche "Lieferant ist …" können Sie die Lieferantendaten anzeigen lassen.
- Liefertermin auswählen
- ggf. Einkaufspreis eintragen
Nun sind alle Daten erfasst und die Bestellung kann weggeschickt werden. Im Auftragsdruckmenü (F8) wählen Sie das Druckformat ´Auftragsbestellungen´ aus. PowerOrdo schlägt automatisch die Lieferanten vor, für die zu bestellende Positionen im Auftrag hinterlegt sind.
Es werden alle Artikel berücksichtigt, deren Liefertermin im Bereich der oben dargestellten Eingrenzung liegen.
Wählen Sie den Lieferanten aus, an den die Bestellung aufgegeben werden soll.
Verschiedene Elemente der Bestellung können mittels der Einstellungen im unteren Bereich ein- oder abgeschaltet werden und beeinflussen somit das Layout der Bestellung.
Und so könnte Ihre Bestellung aussehen:
Sie enthält Adresse und Faxnummer des Lieferanten (wahlweise auch Tel. oder E-Mail-Adresse), Ihre Kundennummer, Angaben zum Sterbefall, Informationen zum Lieferdatum und –ort sowie die zu bestellenden Artikel mit Zusatzinformationen aus dem Kommentar. Die Preise können als Brutto- oder Nettopreis, Verkaufs- oder Einkaufspreis dargestellt werden, auch eine Abschaltung des Preises ist möglich. Diverse Einstellungsmöglichkeiten bieten eine individuelle Gestaltung.
Wählen Sie nach Bedarf den Ausdruck auf Papier, ´E-Mailen´ oder Faxen aus.
Nach dem Ausdruck/der Erstellung der Bestellung werden die Bestellkennzeichen aus den Auftragspositionen entfernt – damit ist der Bestellvorgang abgeschlossen.
Tipp: Aktivieren Sie die automatische Archivierung für die Auftragsbestellung (Druckmenü, Register Druckformat). In der Druckhistorie stehen Ihnen dann alle bereits gedruckten Bestellungen dieses Auftrages als PDF-Dokument zur Verfügung und können auf Vollständigkeit geprüft werden.