Das abgeschlossene Kassenbuch kann direkt im DATEV-Format dem Steuerberater übergeben werden.
Ist eine Kasse abgeschlossen, können die Kassenbucheinträge bis zum Zeitpunkt des Kassenabschluss exportiert werden. Die Exportdatei liegt dann im DATEV-Format (Version 7) vor und kann in einem DATEV-Programm als vorbereiteter Buchungsstapel importiert werden.
Der Export ist auch möglich, wenn z.B. in einer Nicht-Buchhaltungskasse keine Konten zugeordnet sind. Beim Import des Buchungsstapels werden im DATEV-Programm dann entsprechende Hinweise angezeigt. Der eingelesene Buchungsstapel muss danach ergänzt werden.
Besprechen Sie bitte die Vorgehensweise mit Ihrem Steuerberater.
Kasse abschließen
Schließen Sie die Kasse zum Stichtag ab.
Hinweis: Haben Sie die Kassenbelege bis zu einem Stichtag abgerufen und gebucht (aber keinen Haken beim ´Kasse abschließen´ gesetzt), können ggf. zu diesem „bis-Datum“ in diesem Kassenbuch noch weitere Belege erfasst werden. Deshalb kann zu diesem Datum kein DATEV-Export erfolgen.
Haben Sie das Kassenbuch zu einem Stichtag abgeschlossen, können neue Belege in diesem Kassenbuch nur zu einem nächstfolgenden Datum angelegt werden. Deshalb kann zu diesem Datum der DATEV-Export erfolgen.
Kasse exportieren
Über das Menü Datei | Öffnen | Buchhaltung | Export | DATEV kommen Sie zum DATEV-Export und hier wechseln Sie in das Register ´Fortlaufender Export (Kassenbuch)´.
Rufen Sie die neuen Kassenbucheinträge für die gewünschte Kasse zum Stichtag ab. Prüfen Sie ggf. vorab das Exportverzeichnis. Klicken Sie auf die Schaltfläche ´Exportieren´ und speichern Sie die Dateien. Übergeben Sie die erzeugten Dateien Ihrem Steuerberater.
Hinweis: Der Export des Kassenbuchs kann wiederholt werden. Beim wiederholten Export werden dieselben Kassenbucheinträge exportiert, wie beim ersten Export. Es gelten aber immer die aktuellen Einstellungen für den DATEV-Export.
Lesen Sie dazu den Artikel DATEV - Fortlaufender Export (...) - wiederholen.
Wichtig für Buchhalter: Ist eine Kasse gebucht, werden die Buchungen mit dem DATEV-Export übergeben. Ein separater Kassenbuchexport ist hier nicht notwendig bzw. führt ggf. zu doppelten Buchungen in DATEV.