Ein Mitarbeiter fällt für längere Zeit aus oder verlässt den Betrieb. Er räumt seinen Schreibtisch, verabschiedet sich und geht. Nur für PowerOrdo hat sich noch nichts geändert... Wie Sie vorgehen, um einen Mitarbeiter zu löschen oder zu sperren, erfahren Sie hier.
Zur Erinnerung:
Mitarbeiter stehen in PowerOrdo in Auswahllisten für die Zuordnung zu Terminen und Aktionen zur Verfügung. Auf der Übersichtsseite wird das Kürzel des Mitarbeiters (Beraters) angezeigt, der einen Auftrag/Vorsorgevertrag aufgenommen hat.
Wenn jemand sich in PowerOrdo anmelden möchte um damit zu arbeiten, muss er als Benutzer registriert sein. Außerdem steht in Aufträgen/Vorsorgeverträgen und im Druckmenü das Kürzel des Benutzers, der darin zuletzt gearbeitet bzw. etwas gedruckt hat.
Bitte beachten Sie:
Einen Benutzer können Sie löschen, ohne dass diese Angaben verloren gehen.
Wird dagegen ein Mitarbeiter, z.B. Herr Klaus Schmidt mit Kürzel ´KS´, einfach gelöscht, dann gehen in sämtlichen Aufträgen alle Informationen Herrn Schmidt betreffend verloren.
Das bedeutet:
- Das Kürzel "KS" verschwindet in allen Aufträgen_ die Herr Schmidt aufgenommen hat_ aus dem Feld "Aufnahme:" der Übersichtsseite.
- Das Kürzel "KS" wird aus allen Terminen gelöscht.
Die Folge:
- Sie können nicht mehr nachvollziehen_ wer den Auftrag bzw. Vorsorgevertrag aufgenommen hat.
- Sie wissen nicht mehr_ ob ein Termin einem gelöschten Mitarbeiter zugeordnet war oder keinem Mitarbeiter.
- Bei statistischen Auswertungen können Ihnen ebenfalls Informationen verloren gehen.
Meine Empfehlung: Sperren Sie den Mitarbeiter statt ihn zu löschen!
Mitarbeiter sperren
Den Mitarbeiterstamm erreichen Sie über das Menü
Datei | Öffnen | Stammdaten | Mitarbeiter
Markieren Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Liste und wechseln Sie auf das Register ´Mitarbeiter´. Dort können Sie mit einem Mausklick den Mitarbeiter sperren.
Daran erkennen Sie einen gesperrten Mitarbeiter:
- Das Kürzel gesperrter Mitarbeiter ist in den Aufträgen und Terminen in Klammern dargestellt.
- In Auswahllisten ist das Kürzel des Mitarbeiters zusätzlich rot unterlegt. Es wird an das Ende der Liste verschoben.
Mitarbeiter löschen
Löschen Sie einen Mitarbeiter nur, wenn Sie sicher sind, dass der Mitarbeiter in keinem Auftrag oder keinemTermin verwendet wird! PowerOrdo hilft Ihnen dabei.
Gehen Sie dazu bitte ebenfalls in den Mitarbeiterstamm (siehe oben). Wählen Sie den zu löschenden Mitabeiter aus und klicken Sie auf ´Löschen´.
Wenn Sie die Frage nach der Löschung des Mitarbeiters mit ´Ja´ beantworten, der Mitarbeiter aber in Aufträgen verwendet wird, erscheint folgender Warnhinweis mit erneuter Nachfrage:
Bestätigen Sie auch diese Frage, so wird der Mitarbeiter unwiderruflich gelöscht. PowerOrdo prüft außerdem, ob die Adresse des Mitarbeiters noch in anderen Bereichen, z. B. als Sprecher, verwendet wird. Die Adresse des Sprechers bleibt beim Löschen des Mitarbeiters erhalten. Wird die Adresse jedoch nirgendwo anderes verwendet, können Sie entscheiden, ob sie komplett gelöscht werden soll.
Benutzer sperren
Wäre Herr Schmidt auf einer Dienstreise und Sie möchten verhindern, dass sich ein anderer Mitarbeiter als Benutzer Schmidt in PowerOrdo anmeldet, so können Sie - neben der Möglichkeit, seinen Zugang mit einem Passwort zu schützen - den Benutzer vorübergehend sperren.
Melden Sie sich als Administrator an und rufen Sie im Menü Werkzeuge die Benutzerverwaltung auf.
Klicken Sie in der Zeile des betreffenden Benutzers in der Spalte ´Status´ auf das Wort ´Freigegeben´. Stellen Sie anschließend in dem kleinen Auswahlmenü den Wert ´Gesperrt´ ein.
Nun kann sich Benutzer KS nicht mehr in PowerOrdo anmelden. Wenn er es doch versucht, bekommt er folgende Meldungen:
Ein weiterer Vorteil:
Benutzer ´KS´ steht vorübergehend nicht in der Benutzerliste Ihres Notizzettels. Natürlich können Sie ihm auch während seiner Abwesenheit Nachrichten zuschicken, wenn Sie das Häkchen bei ´gesperrte Benutzer ausblenden´ entfernen.
Benutzer löschen
Hat Herr Schmidt Ihr Unternehmen verlassen, können Sie den Benutzer ´KS´ löschen.
Versucht sich jetzt jemand als Benutzer ´KS´ anzumelden, so zeigt PowerOrdo diese Meldung:
Bei Fragen zu diesem Thema helfen wir Ihnen gerne weiter.