Ergänzen Sie die Stammdaten um die Aktionen, die Sie für Ihre Checkliste und Terminerinnerung brauchen.
Der Sammelbegriff ´Aktion´ umfasst nicht nur Termine, sondern auch Aufgaben (z.B. Kondolenzliste auslegen) und Informationen (z.B. Redner zur Trauerfeier).
Wir zeigen das Erstellen einer neuen Aktion am Beispiel der Aufgabe ´Friedhofsverwaltung informieren´.
Öffnen Sie die Aktionsstammdaten über das Menü Datei | Öffnen | Stammdaten | Aktionen. Hier sehen Sie auf dem Register ´Liste´ alle PowerOrdo bekannten Aktionen. Über die Schaltflächen ´Neu / Anfügen´ (ans Ende der Liste) oder ´Neu / Einfügen´ (über der gerade markierten Zeile) legen Sie eine neue Aktion an.
In der neuen Zeile geben Sie die Bezeichnung der Aufgabe ein:
In der Spalte ´Typ´ können Sie der Aktion einen Aktionstyp zuordnen. Der Aktionstyp bewirkt, dass bei der Adressauswahl mit STRG+F3 im Auftrag sofort die Friedhofsverwaltungen zur Auswahl angezeigt werden. Desweitern können über den Aktionstyp gezielt die Angaben zu dieser Aufgabe (Aktion) in ein Formular gedruckt werden.
Ordnen Sie der Aufgabe in diesem Beispiel den Aktionstyp ´Friedhofsverwaltung´ zu.
Ein paar Überlegungen stehen vorab noch an:
Ist ein bestimmter Mitarbeiter (oder auch der Anleger oder Berater des Auftrages) für diese Aufgabe zuständig?
Soll die neue Aufgabe im Auftrag fett dargestellt und auf dem Register ´Übersicht´ zu sehen sein? (´J´ = ja, ´N´ = nein)
Wollen Sie kontrollieren, wann diese Aufgabe von welchem Mitarbeiter erledigt wurde? Geben Sie in der Spalte ´muss´ ein ´J´ für ´ja´ ein, wenn die Aufgabe unbedingt einen Erledigungsvermerk erfordert.
Hinweis: ´muss´-Termine werden so lange im Terminkalender angezeigt, bis sie erledigt wurden - dadurch können sie nicht vergessen werden. Im Auftrag ist auf dem Register ´Übersicht´ an einem roten (unerledigt) oder grünen (erledigt) Häkchen zu erkennen, ob alle Pflichtaufgaben (´muss´-Termine) abgearbeitet sind.
Die Aufgabe ´Friedhofsverwaltung informieren´ kann nun einer Termingruppe oder Checkliste hinzugefügt werden. Lesen Sie dazu die Artikel “Termingruppen einrichten“ und “Checklisten anlegen´.
Erweitern Sie die Aktionsliste nach Bedarf.