Sie bekommen Rechnungen, bezahlen diese pünktlich und alle sind zufrieden. Aber hat nicht doch schon mal ein Lieferant zu einer Überweisung eine Aufstellung über die enthaltenen Rechnungen, die Sie gerade überwiesen haben, verlangt?
Haben Sie dann aufgrund einer ´verbalen Rüge´ die Zahlung auf Einzelüberweisung umgestellt? ...
Geben Sie dem Lieferanten einen Zahlungsavis (´Ankündigung einer Zahlung´).
Wählen Sie die Überweisungen aus ...
In der Kontrollliste sehen Sie die Beleginformationen im Verwendungszweck und ...
... ggf. fehlen einige Angaben (zu wenig Zeichen können übergeben werden).
Im allgemeinen Druckmenü (F9) können Sie mit dem Druckformat ´Zahlungsavis´ für jeden Lieferanten aus jedem Zahllauf (insofern eine Überweisung an ihn enthalten ist) ein Avis ausdrucken.
So kann der Lieferant informiert werden, bevor das Geld auf seinem Konto ist.
Hinweis: Für Überweisungen an Stadtkassen erfragen Sie bitte die Möglichkeit des Zahlungsavis.
Die Kassenzeichen der Stadtkasse sind sehr sehr laaang, haben aber ihren Sinn.
Die Kassenzeichen bei der Stadt L. sind z.B. 14-stellig (´8.XXXX.XXXXX.XXXX.X´) und bei der Stadt H. sind die Kassenzeichen 8-stellig.
Anhand des Kassenzeichens läßt sich auf die Forderungsart und anderes zur Forderung schließen.
Das Kassenzeichen beginnt bei der Stadt L. immer mit einer ´8´.
... steht in der 2. Stelle eine ´1´, dann ist es eine Forderung aus dem Bereich A.
... steht in der 2. Stelle eine ´8´ oder ´5´, ist es eine Forderung der Verwaltung B.
... aus den Stellen 3 - 5 ist die Einnahmeart / Vertragsgegenstandsart erkennbar.
Bei der Vielzahl der täglichen Buchungsvorgänge bedient sich die Stadtkasse eines automatisierten Verfahrens. Die Angabe des Kassenzeichens im Verwendungszweck der Überweisung ist eine wesentliche Hilfe, Zahlungen richtig und ohne zeitliche Aufwendungen zu buchen.
Tipp: Sie kennen das automatisierte Verfahren beim Import der Kontoauszüge: auf der Suche von Daten im Verwendungszweck.
´Hoch leben die Regeln zum Import von Bankdaten!´